Briefing

Het woord briefing is afgeleid van het Engelse woord ‘brief’ en dat betekent kort en instructief. In een briefing geef je achtergrondinformatie, aangevuld met probleemstelling, doelstelling, aanwijzingen, wensen en voorschriften. Om het overzichtelijk te houden, kan je een briefing opsplitsen in twee delen, evenement en inhoud.

Evenement

In de briefing over het evenement zelf geef je eerst informatie over de aard en inhoud van eventuele voorgaande evenementen. Daarna schets je in duidelijke taal de bedoeling voor het komende evenement en geeft daarbij een profielschets van de gasten. Deze briefing moet het antwoord geven op het bekende vragenrijtje: hoe (moet het evenement eruit gaan zien), wie (zijn de gasten), wat (houdt het evenement/programma in en wat is het thema), waar (vindt het evenement plaats), wanneer (is het evenement gepland) en waarom (wordt het evenement georganiseerd)?

Onderstaande checklist kan gebruikt worden voor het invullen van de briefing aan leverenciers:

  • datum, plaats, tijd en locatie van het evenement
  • aard van het evenement
  • doel van de opdracht
  • boodschap en eventuele subboodschappen
  • verwachtingen
  • organisatie en taakverdeling
  • aantal gasten met korte omschrijving
  • omschrijving doelgroep
  • programma-onderdelen en korte omschrijving per onderdeel
  • soort entertainment
  • catering
  • vervoer
  • inzet derden

InhoudJ

De briefing over de inhoud vloeit voort uit bovengenoemde briefings en geeft op een heel concrete manier informatie. Je geeft aan hoe het evenement (of bepaalde taak) eruit moet komen te zien. Kruip in de huid van de gasten en bedenk wat het evenement voor hen zo speciaal moet maken en wat het uit moet stralen. Je geeft dus geen opsomming van middelen die ingezet kunnen worden, maar je geeft verwachtingen weer ten aanzien van stijl, sfeer, verzorging, kwaliteit, consistentie, niveau et cetera. Bij de inhoudsbriefing geef je ook de taakverdeling aan en eventueel het (afgesproken) budget.

Controleer na het lezen van de briefing of de volgende punten erin verwerkt zijn:

  • doel van de opdracht;
  • boodschap en eventuele subboodschappen;
  • verwachtingen;
  • organisatie en taakverdeling;
  • budget;
  • eventueel: projectnummer.

Tip!

Als je een aparte briefing maakt voor een organisatie die een bepaalde taak van het evenement voor haar rekening neemt, is het verstandig om daar ook de totaalbriefing bij te voegen. Dan heeft de betreffende organisatie een compleet overzicht van taken en taakverdeling.