Als je een geschikte locatie hebt gevonden voor het evenement, maak dan op een goede manier gebruik van de ruimte(n). Belangrijk om te weten; locatieverhuurders prijzen hun ruimten meestal aan met vanaf-tot-en-met aantallen. De maximale capaciteit heeft meestal betrekking op feesten, terwijl de minimale capaciteit bedoeld is voor sitting-dinners. Als je een geschikte locatie op het oog hebt, vraag dan aan de verhuurder over de mogelijkheden en prijzen van de locatie. Als je van plan bent om mensen te laten zitten, dan is het belangrijk om te weten dat een ruimte met een theateropstelling meer mensen kan herbergen dan een ruimte met een schoolopstelling. De capaciteit van een zaal hangt dus samen met de inrichting van de zaal, de grootte en de vorm van de meubels, de breedte van de looppaden en de activiteiten die je in de zaal wilt laten plaatsvinden. Een muziekband neemt nu eenmaal meer ruimte in beslag dan één zanger. Hieronder volgt een checklist voor de keuze van een locatie.

  • Heeft de omgeving van de locatie de uitstraling die bij jouw evenement en jouw gasten past?
  • Is de locatie gemakkelijk per auto bereikbaar?
  • Is de locatie gemakkelijk per openbaar vervoer bereikbaar? Gemiddeld 5% komt met het openbaar vervoer en dit percentage neemt nog steeds toe!
  • Kunnen de ruimten van de locatie gemakkelijk worden aangepast aan het aantal gasten?
  • Is er voldoende parkeergelegenheid in de buurt van de locatie?
  • Is de locatie niet al te ver reizen voor de genodigden?
  • Kan de locatie alle genodigde gasten ontvangen en indien niet alle gasten komen, kan de ruimte dan kort voor aanvang van het evenement worden aangepast aan de daadwerkelijke opkomst?
  • Beschikt de locatie over goede facilitaire voorzieningen voor bijvoorbeeld de cateraar?
  • Beschikt de locatie over audiovisuele middelen, geluidstechniek en basislicht?
  • Heeft de locatie een goede akoestiek?
  • Biedt de locatie toneelfaciliteiten?
  • Biedt de locatie expositiefaciliteiten?
  • Biedt de locatie secretariële ondersteuning voor en tijdens het evenement?
  • Kan de locatie worden uitgebreid met tenten?
  • Beschikt de locatie over een afgesloten ruimte waar men zich na een vergadering in discussie- of werkgroepjes kan terugtrekken?
  • Zijn er bij of in de buurt van de locatie mogelijkheden voor overnachting?
  • Is er op de locatie een gesprekspartner aanwezig die met je kan meedenken over het hele traject dat zich vooraf en tijdens het evenement afspeelt? Deze gesprekspartner kan samen met je overzicht houden over de logistiek tijdens het evenement.
  • Is het verplicht om gebruik te maken van vaste leveranciers voor bijvoorbeeld de techniek of de catering? En dient er een uitkoopbedrag betaald te worden indien met andere leveranciers gewerkt wordt?
  • Wanneer de locatie gehuurd wordt, is dit dan exclusief? Met andere woorden, vinden er op het moment van het evenement nog andere evenementen plaats in dezelfde locatie en is dit hinderlijk voor beide, of één van de partijen?

Tip

Het is mogelijk om bij locatieverhuurders een optie te nemen op bepaalde ruimten. Omdat je vrijwel nooit zeker weet hoeveel gasten jouw evenement werkelijk bezoeken, is het belangrijk ervoor te zorgen dat je pas vlak voor de datum van het evenement een definitieve beslissing neemt over de zaal of zalen die je wilt gebruiken. Op die manier voorkom je dat het evenement ‘verzuipt’ in een veel te grote ruimte of dat jouw gasten opgepropt in een zaaltje de avond doorbrengen.