Draaiboek Tips

/Draaiboek Tips

Evaluatie

Evaluatie

Door te evalueren wordt het succes van je evenement bepaalt. Je krijgt meteen een overzicht van wat er goed en fout is gegaan, en daaruit kan je dan leren voor de toekomst. Maar hoe begin je aan een evaluatie?

Interne evaluatie

Hoe hebben je collega’s en de medewerkers het evenement ervaren, inclusief de voorbereiding en de nazorg?
Enkele vragen die je kan stellen:

  • Was er voldoende tijd voor de organisatie en is deze op een goede manier verlopen?
  • Was het organiserende team goed? En wat vond je van de taakverdeling voor en tijdens het evenement?
  • Had je het gevoel dat er een bepaalde soort persoon (denker, doener, etc.) aanwezig had kunnen zijn?
  • Was het verloop zoals verwacht?
  • Wat kan er volgende keer eventueel efficiënter of beter?
  • Was de briefing van de interne opdrachtgever volledig en duidelijk?
  • Hoe verliep de tussentijdse communicatie en terugkoppeling?
  • Hoe verliep het uitnodigingstraject?
  • Was de interne samenwerking goed om tot het juiste bestand van de genodigden te komen?
  • Hoeveel gasten waren er uiteindelijk op het evenement? Wat was het no-show percentage? Was dit meer of minder dan verwacht?
  • Was het draaiboek volledig en duidelijk?
  • Op welk moment werden eventueel fouten gemaakt of zaken vergeten? Zou je achteraf bepaalde punten anders in het draaiboek hebben opgenomen? Als dit het geval is, verander de betreffende punten alsnog zodat een juiste versie in het dossier achterblijft. Als bij een volgend evenement hetzelfde draaiboek of dossier wordt gebruikt, zullen dezelfde fouten zich niet meer herhalen.
  • Wat vonden jij en je team van het entertainment, de locatie, de catering, enz.? Zou je in de toekomst nogmaals met deze leveranciers samenwerken?

Externe evaluatie

Stel jezelf de vraag of je het evenement ook wilt laten evalueren door de deelnemers? Je beslissing zal afhangen van 3 factoren:

  • Het repetitieve karakter van het evenement
    Als het evenement bijvoorbeeld jaarlijks wordt georganiseerd, is het aangewezen om een evaluatie te doen. Al is het maar om constructieve feedback te ontvangen.
  • Het soort evenement
    Bij kleine evenementen zal minder vaak een officieel evaluatiedocument worden overhandigd.
  • Betaalde deelname of gratis deelname
    Hebben de deelnemers moeten betalen voor de activiteit, dan komen ze naar het evenement met bepaalde verwachtingen ten opzichte van de kwaliteit. Het is dan ook erg aan te raden achteraf na te gaan of die verwachtingen werden ingelost.

Wijze van evalueren

Je kan mondeling of schriftelijk evalueren wat de deelnemers van het evenement vonden. Reik aan iedereen bijvoorbeeld een schriftelijke enquête uit, die ze ter plekke kunnen invullen en deponeren. Doe dit aan het begin van het evenement om de responsratio te verhogen. Aan de andere kant moet je weten dat als de enquête met enige vertraging wordt ingevuld, bijvoorbeeld een week later, de respondenten een evenwichtiger beeld gevormd zullen hebben van het gebeuren.

Mondeling kan je zowel formeel als informeel informeren naar de mening van de deelnemers. Formeler is om de gasten een aantal dagen na het evenement op te bellen om een telefonische enquête af te nemen. Wil je het liever wat informeler aanpakken, vraag dan de account managers om bij hun accounts te polsen naar hun mening over het evenement. Let wel op dat, indien je deze gegevens duidelijk in kaart wenst te brengen, je het beste een vragenlijst meegeeft. Deze kunnen ze dan gebruiken om gerichte vragen te stellen.

2016-06-01T21:35:51+02:00maart 16th, 2016|

Etiquette

Persoonlijke aandacht

In de jaren zeventig en begin jaren tachtig was ‘het inpakken’ van de gast met chique buffetten en statige ontvangsten schering en inslag. Maar na een aantal jaren had iedereen al een of meerdere keren zoiets meegemaakt; er ontstond behoefte aan iets anders. De diverse attracties deden hun intrede, zoals sportieve activiteiten, maar ook zang, dans en andere vormen van actief entertainment moesten de gasten ertoe brengen zich meer te ‘bewegen’ en te integreren. Juist omdat nieuwe trends elkaar sneller opvolgen en omdat mensen vaak van alles al eens hebben meegemaakt, is het zo belangrijk dat de organisatie persoonlijke aandacht geeft, al vanaf de ontvangst. Geef de gasten het gevoel dat ze verwacht en herkend worden en stel ze op hun gemak. Het is een kleine moeite. Let maar eens op als je zelf een evenement of receptie bezoekt; hoe vaak moet je niet wachten nadat je het gastenboek hebt getekend? Gasten kunnen een heel verloren gevoel krijgen als ze in een ruimte komen waar niemand op hen afstapt. Zorg er daarom voor dat je vanaf het begin van het evenement een persoonlijke sfeer creëert: daarmee zet je de toon voor het vervolg.

Voorschriften

Ondanks dat je het persoonlijke aspect weet te benadrukken, zal je vooral bij hoog bezoek een aantal omgangsvormen moeten kennen voor wat betreft kleding en placering.

Kleding

Uiteraard kan je kledingvoorschriften op de uitnodiging vermelden, maar over het algemeen is voor de heren een donker kostuum en voor de dames een goedzittend mantelpak heel geschikt. Verder is het gepast dat vrouwen kousen dragen bij officiële gelegenheden. Vergeet niet op de uitnodiging eventuele extra kledingvoorschriften te vermelden, zoals bijvoorbeeld sportkleding of gemakkelijk zittende kleding als dit voor het evenement noodzakelijk is.

Placering

Placering is het neerzetten van stoelen in een bepaalde ruimte. De stoelen kunnen naar eigen inzicht door de gasten worden bezet, of je wijst de gasten naar een van tevoren vastgestelde plek. In ieder geval is het handig om sprekers zo dicht mogelijk bij het podium te laten zitten. Reserveer ook een bepaald aantal stoelen voor de belangrijkste gasten. Tijdens lunch of diner is de tafelschikking zo dat de partner van de belangrijkste gast rechts van de gastheer zit. Het is gebruikelijk de hoofdtafel in het midden van de zaal te plaatsen zodat de gasten het meeste contact hebben met de overige gasten.

Tip

Als je buitenlandse gasten uitnodigt, bel dan altijd met een ambassade, consulaat of het Koninklijk Instituut voor de Tropen. Zij kunnen je informatie verstrekken over de voorschriften en omgangsvormen. Cultuurverschillen zijn nooit helemaal te voorkomen, maar door je goed voor te bereiden voorkomt je vervelende vergissingen.

Checklist placering

  • Bekijken gastenlijst en zaalruimte
  • Indeling maken
  • Plaats bepalen voor de pers
  • Plaats bepalen voor VIP’s
  • Rekening houden met speciale zitplaatsen voor invaliden en bijvoorbeeld oude mensen
  • Duidelijke naamkaarten maken
  • Kenbaar maken placering (via hostesses, via ontvangstcomité of schriftelijk)
  • Bij buitenlandse gasten placering voorleggen aan ambassade of consulaat

Tip

Stel, je ontvangt koninklijk bezoekt bij uw evenement. Spreek dan ruim van tevoren met een adjudant het programma door en geef daarbij gedetailleerde informatie over de gasten, de locatie, de inhoud van het programma, specifieke details en veiligheidsmaatregelen.

2016-06-01T21:35:51+02:00maart 16th, 2016|

Verzekeringen

VECTA

Als je werkt met een evenementenbureau dat is aangesloten bij de VECTA (Vereniging van organisatoren van Evenementen, Concerten en Theater Activiteiten) dan ben je als opdrachtgever voor een aantal zaken verzekerd. Bijvoorbeeld als door calamiteiten in het bedrijf het evenement niet door kan gaan, of als het evenementenbureau waarmee je werkt failliet gaat. Als je niet met een bij de VECTA aangesloten bureau werkt, neem dan onderstaande lijst door met een verzekeringsadviseur (afdeling Evenementenverzekeringen) en check meteen of bepaalde vormen onder de lopende bedrijfsverzekeringen vallen.

VERZEKERINGEN

  • Aansprakelijkheidsverzekering

Vrijwel alle bedrijven hebben een aansprakelijkheidsverzekering; ga na of deze verzekering dekking geeft tijdens het evenement. Vraag of de verhuurder (van bijvoorbeeld attracties of audiovisuele apparatuur) aansprakelijk is. In de meeste gevallen zult u als huurder aansprakelijk zijn.

  • Annuleringsverzekering

Deze verzekering dekt het risico van financiële schade bij het niet doorgaan, uitstellen of bij tijdelijke onderbreking van het evenement door bijvoorbeeld brand, storm of nationale rouw.

  • Geldverzekering

Vooral aan te bevelen bij beurzen en dergelijke waar contante verkoop plaatsvindt.

  • Goederentransport

Indien je het transport in eigen beheer houdt, sluit dan een goederentransportverzekering af. De lopende verzekering van een bedrijf geeft meestal alleen dekking voor transport van het bedrijf naar leveranciers.

  • Goederen, casco of tentoonstellingsverzekering

Hiermee verzeker je de aanwezige (gehuurde) goederen tijdens een evenement.

  •  Materiaalverzekering

Verzekering van artikelen die gehuurd of geleend worden maar niet gedekt zijn voor schade, evenals eigendommen van de organisator.

  • Medische kostenverzekering

Deze verzekering voorziet -zowel in binnen- als buitenland- in een vergoeding van medische behandeling van de deelnemers.

  • Ongevallenverzekering

Bij overlijden en bij gehele of gedeeltelijke invaliditeit door een ongeval, voorziet deze verzekering in een uitkering. Deze verzekering wordt afgesloten bij reizen en bij de wat meer risicovolle evenementen.

  • Regenverzekering

De verzekeraar vergoedt het verzekerde bedrag als er gedurende een van tevoren overeengekomen periode méér dan een van tevoren bepaalde hoeveelheid neerslag valt. Met name bij deze verzekeringsvorm dien je meerdere offertes aan te vragen bij de maatschappijen: de premies verschillen enorm!

  • Reisverzekering

Een gecombineerde verzekering die zowel ziektekosten als het verlies van eigendommen van de deelnemers dekt. In eigen land is het vaak niet nodig een aparte ziektekostenverzekering af te sluiten. Indien uw bedrijf/organisatie regelmatig reizen organiseert, overweeg dan een doorlopende zakenreisverzekering.

  • Vernielingsverzekering

Hiermee verzeker je je voor schade die aangebracht wordt aan verzekerde objecten. In de praktijk worden deze verzekeringen vrijwel niet meer afgesloten omdat geen maatschappij het risico aanvaardt.

  • Ziektekostenverzekering

In Nederland kennen we een uitgebreide ziektekostenverzekering. Voor evenementen in het buitenland zal je in veel gevallen echter een aparte ziektekostenverzekering moeten afsluiten.

2016-06-01T21:35:51+02:00maart 16th, 2016|

Gebruiksvoorwerpen

Verplaats je even in de huid van je bezoekers. Stel je ben een bezoeker en je gaat naar een chic (bedrijfs)evenement. Je draagt chique kleding en je haar zit perfect in model. Helaas, het giet van de regen. Hier dreig je dus als een verzopen kat naar binnen te komen. Bij aankomst van het evenement zie je echter dat er een keurige jongeman in bedrijfskleding op je staat te wachten. De jongeman zet je auto voor je weg (Valet parking) zodat je snel naar binnen kunt. Een hostess met paraplu met logo begeleidt je naar de ingang. Zulke details van gastvrijheid zal je als gast nog lang onthouden.

Hoe is de ontvangst? Staan er duidelijke borden in welke zaal je moet zijn? Is er een incheckbalie waar je de badge kan afhalen? Is er een programmaboekje of leaflet? Uiteraard wil je de jas kwijt, het liefst in een bewaakte garderobe. Daarna even naar het toilet (met spiegels). Heel attent is het om zowel bij het heren- als damestoilet een paar flesjes parfum en eau de toilette neer te zetten, en eventueel bij de dames enkele haarverzorgingsproducten. Zorg er altijd voor dat de verlichting in het toilet optimaal is; dus een goede, directe verlichting, en geen neonbuizen waardoor niemand er flatteus uitziet. Probeer ook altijd voor een toiletdame te zorgen zodat tijdens het hele evenement de toiletten schoon en fris blijven. Afhankelijk van de grootte van het evenement en de locatie, zult u in sommige gevallen toiletwagens moeten huren. Deze zijn er in diverse maten en kleurstellingen.

Routing

Loop altijd zelf ook even de route die de gasten moeten lopen. Als de gast zich heeft ingeschreven bij de incheckbalie (denk ook aan kantoorartikelen als pennen, papier, niettang, paperclips en dergelijke) en de jas heeft opgehangen, is dan duidelijk aangegeven welke kant de gast op moet? Bij veel evenementen wordt gewerkt met kleurkaarten of -badges. Door luidsprekers schalt dan een slecht verstaanbare stem: ‘De oranje groep kan naar zaal B op de tweede etage’. Weinig professioneel en erg verwarrend. Voorkom dat en zorg ervoor dat vriendelijke hostesses de bezoekers wijzen naar de juiste plek. Iedereen wil zich in een nieuwe omgeving graag laten informeren door een deskundige. Vermeld eventueel ook in het programmaboekje een eventuele opsplitsing van groepen.

Als de gast is aangekomen op de plek van bestemming, willen veel bedrijven zich op diverse manieren profileren. Dat kan heel subtiel door koffiekopjes met bedrijfslogo te gebruiken, of taart te presenteren met logo. Andere aandachtspunten – al dan niet met logo – zijn tafelvlaggetjes en servetten, drukwerk, vlaggen en banieren, decorstukken, prullenbakken, podia en bewegwijzeringborden.

Techniek

Alhoewel in het hoofdstuk ‘presentatie en techniek’ er al uitgebreid op in is gegaan, noemen we nog even noodzakelijke materialen als (audio)visuele hulpmiddelen, licht en geluid. Daarnaast dien je altijd te checken of de stroomvoorziening toereikend is. Anders huur je extra aggregaten in. Controleer ook altijd de watertoevoer. Een ander punt dat je in gedachten moet houden is de klimaatbeheersing. Sommige gebouwen of tijdelijke locaties kunnen binnen korte tijd veranderen in een broeikas. Een gespecialiseerd bedrijf kan de ruimte zowel verwarmen als koelen en kan eveneens advies geven over gebruik van zogenaamde luchtsluizen (om de ergste kou bij binnenkomst te ondervangen). Bij sommige evenementen (als er bijvoorbeeld pers aanwezig is) zal je een aparte ruimte moeten inrichten als kantoor met telefoonlijnen, computers met internetverbinding, printers en eventueel andere voorzieningen zoals een kopieermachine en tv-monitoren.

2016-06-01T21:35:51+02:00maart 16th, 2016|

Presentje

Na afloop van een evenement kan je een klein aandenken of geschenk meegeven aan de gasten. Het eigen personeel kan je fiscaal gezien géén relatiegeschenk geven. Uitgaven voor relatiegeschenken vallen onder ‘representatie-kosten’. Deze kunnen behoorlijk oplopen. Onthoud dat een geschenk voor 90% aftrekbaar is. Als je het geschenk wilt laten bedrukken met bedrijfsnaam of logo, plan daar dan extra tijd voor in en houd rekening met extra kosten. Denk goed na of je een origineel of functioneel cadeau wilt geven en wat de uitstraling daarvan moet zijn; luxe, sober, modern of tijdloos?

Origineel
De meeste geschenken behoren tot de categorie lederwaren, schrijfwaren, kunststof of textiel. Het is vrijwel onmogelijk een geschenk te vinden dat bij alle gasten in de smaak valt. Je kan proberen om voor verschillende leeftijdscategorieën een ander cadeau te kopen, of een scheiding te maken tussen mannen en vrouwen.

Om een echt origineel cadeau te geven, zou je bijvoorbeeld een kunstenaar een beeldje kunnen laten ontwerpen waarvan je in een gelimiteerde oplage replica’s laat maken. Hetzelfde geldt voor een litho, pentekening of aquarel. Enkele andere ideeën zijn: een puzzel of spel met als thema het bedrijf of het evenement zelf. Ook een fles wijn met een speciaal ontworpen etiket is een leuk aandenken. Dat geldt ook voor bedrukte t-shirts; na afloop van een evenement komen bij bedrijven vaak telefoontjes binnen van mensen die vragen of ze nog een t-shirt kunnen bijbestellen.

Als je goed zoekt, zijn er genoeg voorbeelden te vinden van cadeaus die passen bij je bedrijf en evenement. Bedenk eerst waar je het cadeau gaat zoeken. Er zijn diverse catalogi op de markt met een uitgebreid keuzepakket, en er zijn zelfs speciale beurzen met relatiegeschenken en dan is er nog de groothandel. Vaak wordt de mogelijkheid over het hoofd gezien om zelf te gaan shoppen bij originele decoratiewinkels. Met de verkoper kan je wellicht een goede deal maken omdat je een grote partij afneemt. Neem nooit als enige de beslissing over een geschenk. Je persoonlijke voorkeur kan té bepalend zijn. Koop bijvoorbeeld vier verschillende geschenken, laat deze een poosje staan en vraag collega’s om commentaar. Uiteindelijk maak je daarna de weloverwogen keus.

In plaats van iedereen een cadeau te geven, kan je er ook voor kiezen het totale bedrag te besteden aan een loting of een actie waaraan bijvoorbeeld een prijsvraag is verbonden; de winnaar krijgt bijvoorbeeld een geheel verzorgde reis voor twee personen aangeboden. Prijzen die dergelijke bedragen vertegenwoordigen, zijn echter in het geheel niet aftrekbaar van de fiscale winst.

Functioneel
Functionele cadeaus zijn vrijwel altijd een schot in de roos en je kan er een persoonlijk tintje aan geven. Denk bijvoorbeeld aan een muismat met opdruk van het eigen bedrijfslogo, of een schrijfblok in omslagmap met logo. Ook opbergmogelijkheden voor in huis of kantoor zoals trommels, pennenstandaards of een box voor tijdschriften, behoren tot de mogelijkheden.

Goed doel
Sommige bedrijven kiezen ervoor het hele bedrag aan een goed doel te schenken. Dit kan je kenbaar maken via het programmaboekje of door een mededeling van de presentator. Uiteraard kan ook een cheque overhandigd worden aan een vertegenwoordiger van de instantie waar het bedrag aan wordt geschonken. Dan heeft zo’n actie extra impact en kan je er zelfs free publicity mee halen.

Goede doelen waaraan je geld kunt schenken zijn te verdelen in verschillende categorieën: gezondheidszorg, humanitaire doelen, milieu, kinderen, wetenschappelijke doelen of overige doelen. Uiteraard kan je er ook voor kiezen in de plaats of regio van je bedrijf een project te steunen.

Tot slot: zorg er altijd voor dat er voldoende ruimte en tijd is ingepland om de gasten een geschenk mee te geven, anders heeft het geen effect. Vergeet de gasten die eerder naar huis gaan niet! Je kan er ook voor kiezen om het geschenk niet na afloop van het evenement mee te geven, maar het cadeau een paar dagen na het evenement op te sturen met een bedankbriefje (extra attentiewaarde). Hou er rekening mee dat de verzendkosten behoorlijk kunnen oplopen.

Tip
Denk aan een tas of een doos, zodat het geschenk makkelijk te transporteren is voor de gasten. Hou er ook rekening mee dat gasten die met openbaar vervoer of met de fiets zijn wellicht het geschenk liever toegestuurd krijgen.

Checklist soort geschenk

  • Tijdelijk of duurzaam geschenk
  • Decoratief of functioneel geschenk
  • Geschenk heeft wel of geen raakvlakken met het bedrijf
  • Eén geschenk of verschillende geschenken (voor verschillende doelgroepen)
  • Groot of klein geschenk
  • Licht of zwaar geschenk
  • Bestaand of nog te ontwerpen geschenk
2017-05-18T22:25:28+02:00maart 16th, 2016|

Personeel

Personeel

Hosts en hostesses zijn tijdens het evenement het verlengstuk van je evenement. Zij zijn het die de gasten namens jou welkom heten, de weg wijzen, presentaties begeleiden. Daarom is het van groot belang dat de hosts en hostesses de cultuur van je evenement uitstralen. Zij zijn het tijdelijke visitekaartje. Ga bij de keuze van hosts en hostesses dan ook niet over één nacht ijs. Let bijvoorbeeld eens op bij andere evenementen waar gebruik wordt gemaakt van hosts en hostesses. Stel jezelf de vraag of je gasten bij deze mensen in goede handen zouden zijn. Let daarbij op de volgende zaken: zien ze er verzorgd uit, zijn ze beleefd en vriendelijk, opereren ze zelfstandig en daadkrachtig? Als hun manier van werken je aanspreekt, kan je uiteraard altijd vragen voor welk bureau deze hosts en hostesses werken. Om werkelijk de meest geschikte en professionele hosts of hostesses voor uw evenement in te zetten, kan je het beste met een bureau rond de tafel gaan zitten en uitleggen over welke kwaliteiten de gastheren en gastvrouwen moeten beschikken. Want voor een internationaal congres is het van belang dat deze ‘gastgevers’ naast Nederlands ook bijvoorbeeld Engels, Frans, Spaans en Duits spreken en verstaan terwijl een beursorganisator veelal verkoopervaring van de hosts en hostesses verlangt.

Vragenlijst ter ondersteuning van een oriënterend gesprek met een bureau.

  • Wat is de taak van de host/hostess tijdens het evenement: registreren en inchecken van gasten, promotie van producten, assisteren bij introductie van een nieuw product, enquêteren van gasten?
  • Wat moet de host/hostess tijdens het evenement uitstralen: sportiviteit, charme, volwassen-/jeugdigheid?
  • Welk soort kleding moet de host/hostess tijdens het evenement dragen: chic, sportief, stropdas/sjaaltje van het evenement?
  • Welk soort gasten staat de host/hostess te woord: (potentiële) klanten, relaties, diplomaten, artiesten?
  • Over welke kwaliteiten moet de host/hostess beschikken: actieve talenkennis, verkooptechnieken?

Tip

Nodig het bureau waarmee je samen zou willen werken uit voor een oriënterend gesprek met de organisatie. Op die manier krijgt het een goede indruk van de cultuur. Bovendien kan zo’n bureau op deze manier gerichter de juiste host/hostess voor het evenement selecteren.

Als je bovenstaande vragen hebt beantwoord, krijgt het bureau dat je wilt inschakelen een beeld van de host/hostess die je zoekt. Maar dat betekent nog niet dat de voor jouw evenement geselecteerde gastheren en -vrouwen direct aan de slag kunnen. Want voorafgaand aan elk evenement moeten zij worden ingelicht over datgene wat hen te wachten staat en wat er van hen verwacht wordt. De informatie die je hen moet verschaffen, heeft onder meer betrekking op:

  • doel en aard van het evenement
  • achtergrondinformatie over uw bedrijf en/of product
  • doel van aanwezigheid host/hostess
  • taak host/hostess
  • aantal te verwachten gasten en de gastenlijst
  • beschrijving van de (verschillende groepen) gasten
  • gewenste behandeling van de (VIP-) gasten
  • plattegrond en routing van de locatie
  • telefoonnummers van politie, ambulance, brandweer

Bij een evenement/bijeenkomst waar veel publiek op af komt is het raadzaam om hoog opgeleide beveiligers in te huren. Dit kan eventuele ongeregeldheden voorkomen. Het is ook verstandig dat er gediplomeerd EHBO-personeel aanwezig is. Op een evenement met veel publiek en alcoholische drank is de kans op een ongeval groot.

2017-05-18T22:25:28+02:00maart 16th, 2016|

Drukwerk

Intern of extern?

Maak eerst een keuze of je lay-out en drukwerk intern wilt regelen of via een extern bureau laat verzorgen. Je kan in het drukwerk dat met het evenement te maken heeft de eigen huisstijl terug laten komen óf bijvoorbeeld een apart logo laten ontwerpen. In overleg met een ontwerper bepaal je kleur, stijl, lettertype en papiersoort. Aan de hand van schetsen en werktekeningen ontstaat dan een definitieve versie.

Prijzen aanvragen

Heb je een duidelijk beeld voor ogen welk drukwerk en welke huisstijl je wilt, dan kan je prijzen bij drukkers gaan aanvragen. Dit doe je óf via de ontwerper (die dan ook voor de begeleiding zorgt) óf zelf (via een van de medewerkers). Zorg voor meerdere offertes, maar wees zorgvuldig bij het vergelijken van prijzen; drukkers berekenen hun prijzen op verschillende manieren. Sommige drukkerijen berekenen lagere prijzen wanneer je materialen in een vroeg stadium kan aanleveren waardoor het gemakkelijker kan worden ingepland. Probeer in ieder geval een spoedklus te voorkomen, want hoe meer haast er is met het drukwerk, des te meer geld het vaak kost en des te groter de kans op fouten. Het is zeker aan te raden om al het drukwerk bij één drukker onder te brengen, dat kan flink schelen in de prijs. Hou daarbij wel in je achterhoofd dat niet alle drukkerijen alle soorten drukwerk kunnen uitvoeren. Vraag om duidelijkheid hierover bij de offerte-aanvraag, zodat latere misverstanden voorkomen worden.

Op een rij

Of het drukwerk nu via eigen huisdrukkerij of via een externe drukkerij verzorgd wordt, je zal altijd gegevens moeten verstrekken over de volgende onderwerpen:

  • soort drukwerk;
  • formaat;
  • logo en lettertype;
  • een of meerdere talen;
  • beeldmateriaal;
  • oplage;
  • bijzonderheden.

Tip

Bij drukwerk in kleine oplagen kan je ook overwegen (kleuren)kopieën te laten maken, bijvoorbeeld via een copyshop. Dit kan een stuk goedkoper zijn. Laat je goed voorlichten over de kwaliteit, want hierin zijn nogal wat variaties mogelijk.

Soort drukwerk

Voor het gros van het drukwerk zal papier worden gebruikt. Laat je bij de papierkeuze leiden door de functie van het drukwerk (formaat, eventuele wijze van vouwen), de uitstraling (chic, informeel, zakelijk, persoonlijk) en het soort drukwerk (antwoordkaart, uitnodiging, menukaart). Hou ook in het achterhoofd dat een zwaardere papiersoort hogere portokosten met zich mee zal brengen. Vraag om informatie bij TNT post of een andere aanbieder via wie je gaat verzenden. Overleg omtrent papiersoorten kan plaatsvinden samen met een ontwerper of met een drukker. Met name drukkers kunnen vaak veel voorbeelden van papiersoorten laten zien. Vraag een drukker altijd om een proefmodel en kies op basis daarvan de juiste envelop.

Tip

Het is aan te raden om voor de omslag van bijvoorbeeld een programmaboekje of een menukaart een wat dikkere, ‘vetvrije’ papiersoort te kiezen die bestand is tegen veelvuldig gebruik.

Formaat

Let bij de keuze van formaten vooral op de praktische voor- en nadelen. Zo kan het handig zijn dat programmaboekjes in een handtas of binnenzak passen. Menukaarten winnen aan uitstraling wanneer deze qua vorm en kleur bij de tafel en het servies passen. Tafelschikkingskaartjes zijn vrijwel altijd van een klein formaat, maar wel bedrukt met een duidelijke letter (die ook bij sfeerlicht goed leesbaar is). Wil je drukwerk verzenden in bestaande enveloppen, bijvoorbeeld van je bedrijf of evenement, stem de formaten daar dan op af. Vaak is het goedkoper om standaardformaten aan te houden (A4, A5, enkele kaart, dubbele kaart, uitklapbare kaarten) dan voor afwijkende maten en/of vormen te kiezen. Ditzelfde geldt ook voor onder meer banieren, vlaggen en bewegwijzering.

Logo en lettertype

Wanneer je een speciaal logo laat maken, zet dan eerst op een rijtje voor welke toepassingen dit logo gebruikt gaat worden. Voor een vormgever biedt dit houvast bij het ontwerp. Vragen die hierbij aan de orde komen, hebben betrekking op onder meer het gebruik van kleuren, mogelijkheden voor vergroting/verkleining (posters, visitekaartjes), reproductie (is het bijvoorbeeld te kopiëren?) en materialen waarop gedrukt gaat worden.

Tip

Als je een logo hebt laten ontwerpen, leg het dan onder de kopieermachine en maak een aantal verkleiningen en vergrotingen. Dan ziet je in één oogopslag of het logo de gewenste uitstraling houdt.

Bij de keuze voor een bepaald lettertype kan je je het beste laten adviseren door een ontwerper. De grootte hiervan wordt aangegeven in punten: bijvoorbeeld Helvetica 14-punts of Courier 12-punts. Stem het lettertype ook af op de al bestaande huisstijl. Bij de lettergrootte is het goed om nog even het doel van het drukwerk voor ogen te halen. In een schemerige ruimte is het moeilijk lezen en zal een grotere letter nodig zijn dan in een fel verlichte zaal.

Eén of meerdere talen

Vooral grote evenementen zullen ook mogelijk uitnodigingen voor een evenement naar het buitenland sturen. Denk hier al aan op het moment dat je de offerte aanvraagt en geef aan in hoeveel talen de totale oplage moet worden gesplitst. De drukker moet dan namelijk verschillende ‘tekstwissels’ aanhouden, en dat duurt langer en de kosten zijn hoger.

Checklist

Het komt vaak voor dat je bepaalde zaken over het hoofd ziet tijdens de voorbereiding van een evenement. Hieronder volgen een aantal punten als geheugensteun:

  • antwoordkaarten
  • badges
  • banieren
  • bewegwijzering
  • bordjes ‘gereserveerd’
  • brieven
  • draaiboeken
  • enquêteformulieren
  • enveloppen
  • gimmicks
  • leaflets
  • menukaarten
  • personeelsblad
  • posters
  • programmaboekje
  • relatieblad
  • routekaartjes
  • servetten
  • stickers
  • tafelschikkingskaartjes / tafelnummers of namen
  • textielbedrukking
  • toegangskaarten
  • uitnodigingen
  • vlaggen
2017-05-18T22:25:28+02:00maart 16th, 2016|

Presentatie en techniek

Een goede presentatie neerzetten kost tijd. Begin ruim op tijd met de voorbereidingen. Ook al schakel je een extern bureau in om de hele presentatie te verzorgen, je zal zelf altijd met een plan moeten komen en de eindcontrole moeten houden.

Bij het inzetten van (audio)visuele hulpmiddelen is het heel belangrijk om goed te kijken naar de beschikbare ruimte, het aantal aanwezigen bij een presentatie, de vorm van de boodschap en of je deze via één of meerdere presentatievormen wilt overbrengen. Daarbij moet je altijd bedenken wat je als evenement wilt uitstralen.

Vergeet nooit dat de presentatie, de boodschap, het allerbelangrijkste is. Je kan nog zoveel technische hoogstandjes laten zien, de impact van de boodschap staat of valt met de juiste presentator. De techniek staat in dienst van de spreker en niet andersom. Dat wordt helaas nog wel eens vergeten. Iedereen is zo druk met de technische voorbereidingen, dat ze de spreker vergeten te begeleiden. Het kan nuttig zijn een bureau in te schakelen die de spreker ‘coacht’ en de sterke, persoonlijke punten benadrukt.

Voor een goede voorbereiding en een juiste keuze van technische hulpmiddelen, maak je een indeling in drie hoofdgroepen, te weten audiovisuele hulpmiddelen, geluid en licht.

(Audio)visuele hulpmiddelen

Flipover
Een flipover is niets anders dan een groot schrijfblok en het is prima te gebruiken voor kleine gezelschappen. Let er wel op dat de mensen achter in de zaal ook de onderste regels kunnen lezen. Bij regelmatig gebruik van de flipover is het aan te raden de vellen te plastificeren. De flipover kan je op een standaard plaatsen of aan de muur bevestigen. Er is ook een extra grote uitvoering met uitklapbare zijarmen waar je beschreven vellen op kunt hangen, of bijvoorbeeld grote zwart/wit- of kleurenkopieën.

Digitale presentatie
Let op dat het beeld van de beamer op het scherm scherpgesteld is. Meestal heeft de spreker zal een presentatie gemaakt. Probeer deze vooraf te krijgen zodat je kan controleren of deze op de aanwezige laptop of computer af te spelen is. Het kan zijn dat de spreker liever de eigen laptop, tablet of computer meeneemt. Stem dan even af dat de juiste kabelaansluitingen aanwezig zijn. Let overigens vooral in tijdelijk locaties op dat de beamer krachtig genoeg is. Zeker in een lichte zaal moet de beamer genoeg licht geven om zichtbaar te zijn. Kijk ook goed naar de opstelling. Een plafond plaatsing is de meest praktische oplossing, want dan kan de zaal geheel gebruikt worden.

Overheadprojectoren
Ze worden niet veel meer gebruikt, maar als je nog een spreker heeft die er mee wil werken, dan moet je even goed letten op wat randvoorwaarden. De overheadprojector is met name geschikt voor kleine groepen (vergaderingen, bedrijfspresentaties). De overdracht van informatie staat centraal bij deze presentatievorm. Voordelen: er is geen zaalverduistering nodig, het apparaat is gemakkelijk te bedienen, het bevordert actieve deelname van luisteraars en wijzigingen kunnen tot op het laatste moment worden aangebracht. Nadelen: geschreven teksten (met stift) kunnen gaan vlekken, de sheets verschuiven gemakkelijk en langs randen van de sheets is veel licht te zien (rommelig).

TV Screen

Voor vooral passieve presentaties is een groot TV scherm ook een prima oplossing. Daar kan je bijvoorbeeld een live Twitter feed op tonen. De bezoekers kunnen dan over het evenement twitteren en hun berichten op het scherm voorbij zien komen.

Tip

Hou wel in de gaten dat er geen onzin gepubliceerd wordt. Een moderator kan in dat geval wel eens heel belangrijk zijn.

Nieuwe ontwikkelingen

De beschikbare schermen worden steeds groter en steeds betaalbaarder. Hou er ook rekening mee dat tegenwoordig bijna iedereen een smartphone met internet verbinding bij zich heeft. Men kan dus live vanaf het evenement doorgeven wat er allemaal gaande is.

Geluid

Een microfoon en versterkers: dat zijn simpelweg de gebruiksvoorwerpen om het geluid op goede sterkte over te brengen. Het is aan te raden om van tevoren altijd met de sprekers door te nemen hoe de microfoon werkt. Als je zelf niet handig bent met deze apparatuur, vraag dan een technicus om uitleg. Laat ook altijd iemand achter in de zaal plaatsnemen om te controleren of de spreker verstaanbaar is als hij op normale toon spreekt. Behalve microfoons en versterkers, scharen we het mengpaneel en vertaalinstallaties ook onder de noemer geluid.

Er zijn twee soorten microfoons: de zendermicrofoon en de microfoon met kabel. De eerste is vooral geschikt bij een levendige presentatie waarbij de spreker zich vrij kan bewegen over het podium of toneel. De antenne wordt geplaatst, de microfoon opgespeld en de zender bevestigd in een binnenzak of aan de binnenkant van een jasje. Hoezeer de spreker ook beweegt, het geluidsniveau zal altijd hetzelfde zijn omdat de afstand van mond tot microfoon constant gelijk blijft. De microfoon met kabel is er in verschillende uitvoeringen:

  • omhangmicrofoon;
  • kathedermicrofoon;
  • tafelmicrofoon;
  • discussiemicrofoon.

Luidsprekers

Luidsprekers dienen om de spraak te versterken en moeten zodanig geplaatst worden dat ze over het publiek ‘stralen’. Bij een combinatie van spraak en muziek, kunt u een apart stereo luidsprekersysteem gebruiken met een laag-, midden- en hoogweergave.

Mengpaneel

Het mengpaneel is het middelpunt van de totale geluidsinstallatie. Hier komen alle aspecten die met geluidssignalen te maken hebben bij elkaar. Omdat elk geluid anders is, is het noodzakelijk dat een professional de signalen ten opzichte van elkaar in balans brengt qua toon en sterkte. Het is bijna overbodig te vermelden, maar denk in dit verhaal ook aan een goede bekabeling, anders zijn storende en brommende geluiden niet te voorkomen.

Vertaalinstallatie
Via een infraroodzender wordt (draadloos) geluid overgebracht naar een willekeurig aantal gasten. Door middel van hoofdtelefoons kan men het geluid opvangen en is er de mogelijkheid tot simultaanvertaling.

Licht Er zou een aantal pagina’s nodig zijn om alle (technische) mogelijkheden van licht tijdens evenementen te beschrijven. In het algemeen zal je bij actieve belichting altijd een professional in moeten huren die het complete lichtprogramma verzorgt. Maar om een goede briefing te geven, zal je toch enige kennis van dit onderwerp moeten hebben.

Over het algemeen werken de meeste lichtbedrijven met volledig geautomatiseerde systemen. De combinatie van techniek en creativiteit kunnen een verrassend effect geven. Om je wegwijs te maken in ‘de wereld van het licht’, vindt je onderstaand een begrippenlijst met de meest voorkomende termen. Belangrijk is dat je samen met het lichtbedrijf vooraf bepaalt welke onderdelen van het evenement je op welke manier naar voren wilt halen. Zo kan je met de volgspot een spreker de volle aandacht geven, maar je kan er ook voor kiezen hem in natuurlijk licht te plaatsen. Helaas wordt ‘licht’ vaak als sluitpost op de begroting gezien. Een uitgekiend lichtplan kan ervoor zorgen dat er steeds een nieuwe sfeer wordt neergezet. Niet alleen de materialen zijn belangrijk, maar vooral de creativiteit van de belichter. Bespreek deze ‘lichtsferen’ daarom goed.

  • LichtplanHierin staat wat je wilt bereiken met de verlichting. Dit doel wordt vertaald in een schema waarin de diverse soorten lampen en ophangsystemen zijn ingetekend op de juiste plek.
  • LichttechnicusEr zijn twee soorten lichttechnici: personeel dat alles opbouwt en een operator die het lichtpaneel tijdens het evenement bedient.
  • Licht- of mengtafelDe lichttechnicus zal meestal vooraf het lichtprogramma programmeren zodat hij alle lichtstanden tijdens het evenement kan oproepen.
  • Lichtstanden De instelling van afzonderlijke lampen.
  • StatievenAls er geen ophangmogelijkheden zijn, schijnt het licht vanaf een statief. Nadeel is dat deze ruimte in beslag neemt en dat de mogelijkheden van de lampen wat beperkter zijn.
  • Trussen en rigging
    Ophangsystemen voor verlichting.

 

2017-05-18T22:25:28+02:00maart 16th, 2016|

Decor en special effects

Gebruik maken van decorstukken is niet altijd nodig. Als je een heel mooie locatie op het oog hebt, dan kan die locatie zelf dienen als achtergrond van het evenement. Zo is de Beurs van Berlage al zo representatief dat in sommige gevallen geen verdere aankleding nodig is. Om zo’n bestaand decor te laten spreken, is het echter wel van belang dat de ruimte goed wordt ingericht. Én dat alles in die ruimte op een goede manier wordt belicht.

Decorstukken

Als de locatie toch meer versiering nodig heeft of als je de ruimte wilt aankleden in de sfeer van het thema, dan kan je het decor huren of speciaal laten ontwerpen en bouwen. Uiteraard hangen aan een standaard of op maat gemaakt decor zeer verschillende prijskaartjes. Daar komt bij dat je een bestaand decor zo kunt reserveren terwijl een nieuw te maken decor veel tijd vergt. Denk in de conceptfase van het evenement al na over de manier van decoreren. Decor dat speciaal voor de gelegenheid wordt gemaakt, dient liefst een onderdeel te worden van het totaalconcept. Dit zal meer indruk maken op de gasten. Hierdoor zal het evenement langer in herinnering blijven.

Tip

Bedenk voordat je een decorbouwer opdracht geeft, of het decor nog langer mee moet gaan of dat het voor een eenmalig evenement bedoeld is. De houdbaarheid bepaalt de materiaalkeuze en manier van bouwen en construeren en daarmee ook de prijs. Die prijs kan je overigens zelf in de hand houden als je de decorontwerper vooraf het budget voor aankleding van het evenement doorgeeft.

Verlichting is onderdeel van decor

Een prachtige ruimte en fraaie aankleding. Al doe je nog zo je best, al zijn de materialen nog zo goed gekozen, verkeerd licht kan dit alles letterlijk doen verbleken. Licht is een essentieel onderdeel van decor. Let daarom op de volgende zaken:

  • Stem feestverlichting af op het decor en de kleuren van het decor.
  • Licht het decor en de decorstukken uit. Zo wordt het effect vergroot.
  • Verlicht de mooie plaatsen en zorg ervoor dat de minder mooie of rommelige plekken op de achtergrond blijven.
  • Accentueer mooie details in het decor met spots.
  • Let op de schaduwwerking als het decor wordt verlicht.
  • Onderzoek de mogelijkheden van bewegend licht. Breng door middel van een lichtplan verloop in een feest aan (van avondduisternis tot ochtendgloren).
  • Richt geen spots op het plafond als het evenement in een lage ruimte plaatsvindt.

Checklist

  • Formuleer de doelstelling van het evenement en definieer de doelgroep.
  • Bepaal samen met een professioneel decorontwerper en decorbouwer het budget voor decor.
  • Bekijk de locatie van te voren en let op de plekken waar decorstukken en decoraties voldoende uit de verf kunnen komen.
  • Realiseer je dat het ontwerpen en bouwen van een decor tijd kost.
  • Vraag vergunningen aan als het decor doorloopt tot op de openbare weg.
  • Informeer bij de brandweer naar de brandvoorschriften die op de betreffende locatie gelden, en loop met de brandweer vóór de productie het ontwerp en de plattegrond door.
  • Gebruik materialen die brandveilig zijn.
  • Houd bij de aankleding van een zaal rekening met de akoestiek. Door gebruik te maken van geluidabsorberende materialen wordt het geluid gedempt, waardoor een intieme sfeer ontstaat.
  • Decoreer boven schouderhoogte anders verdwijnt het decor in de mensenmassa.
  • Controleer of de gebruikte kleuren overeen (moeten) komen met de huisstijl van het bedrijf en onderzoek aan welke eisen het dan moet voldoen.
  • Bekijk voor de start van de productie de mogelijkheden van laden en lossen.
  • Ga als opdrachtgever halverwege de productie langs bij de decorbouwer. Eventuele aanpassingen kunnen dan vaak nog kosteloos worden bijgestuurd.

Vuurwerk

Vuurwerk is in Nederland aan strenge regels gebonden. Wie buiten oudjaar om vuurwerk wil afsteken, moet hiervoor een Verklaring van Geen Bezwaar hebben. Deze verklaring, die wordt afgegeven door de gemeente, moet ruim op tijd aangevraagd worden. In elk geval minimaal vier weken voor het evenement. Houd er rekening mee dat deze verklaringen niet altijd worden verstrekt. Als je een vuurwerkbedrijf wilt inschakelen, vraag dan ook altijd of deze over de nodige (bedrijfs)vergunningen beschikt. En informeer naar de wijze waarop het bedrijf verzekerd is.

Wie aan vuurwerk denkt, denkt meestal aan buitenvuurwerk. Maar de ontwikkelingen op het gebied van binnenvuurwerk hebben, zeker de laatste jaren, niet stilgestaan. Ook hier heb je de keuze uit allerlei effecten: van klein en subtiel tot groots en indrukwekkend. Een buffet kan worden geopend met ijsfonteinen en een enorme feesttaart kan in het donker worden opgelicht door schitterende en fonkelende sterretjes. Of wat dacht je van het opluisteren van een productpresentatie met vuurwerkfonteinen tot acht meter hoogte of de aankondiging van een optreden met een luchtexplosie, knallen en fluiten of flitsen en vlammen? Buiten kan je een vuurwerkspektakel nog eens verder voortzetten. Bijvoorbeeld door een feestavond af te sluiten met een uit vuurwerkfakkeltjes opgebouwde tekst ‘Bedankt voor uw komst!’

Voorzorgsmaatregelen binnenvuurwerk
Hoewel het de taak is van de vuurwerkspecialist, is het toch niet overbodig de volgende voorzorgsmaatregelen te treffen:

  • Informeer de locatie over het gebruik van binnenvuurwerk.
  • Controleer vooraf de plek waar het vuurwerk zal schitteren. Zijn er brandgevaarlijke objecten in de buurt? Zo ja, impregneer deze dan met een brandwerende vloeistof.
  • Doe buiten een proef om te kunnen inschatten wat er gaat gebeuren.
  • Markeer eventueel de voor het publiek verboden plaatsen.
  • Houd brandblussers gereed.

Laser

Laserlicht heeft de laatste jaren een enorme ontwikkeling doorgemaakt. Vooral door computerbesturing en een verdere ontwikkeling van software is de laser de discotheken inmiddels ontgroeid. Tegenwoordig is het mogelijk om messcherpe ‘laserlijnen’ te maken. Steeds vaker worden deze effecten dan ook ingezet tijdens evenementen. Niet in de laatste plaats omdat een lasershow een indringende en bijzondere ervaring is voor de toeschouwer. De ruimtelijke werking van laser zorgt ervoor dat het publiek als het ware midden in de show zit. Een effect dat nog eens versterkt wordt als de lasershow wordt ondersteund door muziek, geluidseffecten en vuurwerk.

Bij laser wordt meestal direct gedacht aan een blauw/groene projectie, maar fullcolourprojecties zijn al lang geen uitzondering meer. Ook zijn er naast alleen rechte lijnen allerlei andere mogelijkheden. Van tevoren geprogrammeerde tekst en beeld kunnen via de computer in laser worden geprojecteerd. Zo ontstaan beelden die kunnen bewegen, opkomen en verdwijnen vanuit één enkel punt. Een lasershow hoeft zich niet alleen op het podium af te spelen, maar kan op verschillende plekken plaatsvinden. Zowel binnen als buiten. Voorwaarde voor een optimaal effect van laserlicht is dat de ruimte donker is.

Tip

Vuurwerk en lasershows zorgen vaak voor spectaculaire effecten tijdens evenementen. Maar het zijn lang niet de enige voorbeelden van special effects. Denk ook eens aan rookeffecten en waterballetten. Of, helemaal bijzonder, de opening van uw evenement met een levende kogel. En wist je bijvoorbeeld dat je zelfs specialisten kunt inhuren die een buffet automatisch door de ruimte laten gaan? Samenwerking met stuntteams is zo’n andere mogelijkheid om in de gaten te houden.

2017-05-18T22:25:28+02:00maart 16th, 2016|

Entertainment

Doel en vorm van entertainment

De betekenis van entertainment is iets bieden dat amusant en vermakelijk is. Maar amuseren en vermaken kan op verschillende manieren. Hieronder vindt je een overzicht van de verschillende rollen van entertainment tijdens een evenement. Vóórdat je een keuze maakt, is het belangrijk eerst de doelstelling van het evenement helder voor ogen te hebben. Vervolgens zoek je een bijpassende manier om de gasten te amuseren. Stel dat je een evenement organiseert dat in het teken staat van een ontspannen avond voor de gasten, dan kan je overwegen een nationaal bekende artiest te vragen voor een optreden. Organiseer je een evenement rond een trainingsdag voor vrijwilligers of medewerkers, dan is een cabaret waarin de besproken thema’s op humoristische wijze de revue passeren, waarschijnlijk meer op zijn plaats. Hoe dan ook, doel en vorm van entertainment hangen nauw met elkaar samen:

  • Wil je sfeer creëren? Dan zijn muzikale en theatrale acts een goede keuze.
  • Wil je een boodschap of kennis communiceren? Denk dan eens aan professionele toneelspelers die via verschillende scènes de boodschap overbrengen. Theatersport is een rijzende ster in evenementenland. Het publiek kan de situaties die de professionele acteurs spelen beïnvloeden. Zo krijgen de scènes door ingreep van de toeschouwers een heel andere wending.
  • Wil je de gasten met elkaar in contact brengen, dan moet je zorgen voor interactie tijdens het evenement. Dat kan bijvoorbeeld door een ludieke speurtocht te organiseren of spelletjes en quizzen tijdens het evenement in te zetten.
  • Wil je de teamgeest bevorderen? Bekende zangers en zangeressen zijn hiertoe al heel snel in staat. Meezingen met een bekende artiest kweekt toch een band. Maar ook samen (en onder leiding van professionals) een musical produceren brengt automatisch teamspirit met zich mee.
  • Wil je door middel van entertainment structuur in de avond brengen? Denk dan eens aan een presentator of een ceremoniemeester die de verschillende programmaonderdelen aankondigt.
  • Wil je via entertainment publiciteit voor je organisatie, bedrijf of product zoeken? Zorg dan dat er tijdens het evenement iets ludieks gebeurt zoals een spraakmakende lasershow, oogverblindend vuurwerk of een nog niet eerder vertoonde stunt.
  • Wil je met het evenement de gasten tot actie aanzetten? Denk eens aan een alternatieve sportdag met bijvoorbeeld sumoworstelen of een collectieve schilderles met een kunstenaar.

Uiteraard hangt aan elke vorm van entertainment een prijskaartje. En je zal merken dat de gages van artiesten, kunstenaars, acteurs en dergelijke nogal uiteen kunnen lopen. Zo zal een minder bekende presentator voor de presentatie van een avond in de honderden euro’s vragen terwijl de prijs van een bekende tv-presentator het eerder in de duizenden euro groep zal vallen. Eén ding staat vast: wie entertainment een belangrijke rol wil laten spelen tijdens het evenement zal diep in de buidel moeten tasten. Deze post zal in veel gevallen een van de grotere posten zijn van het totale budget.

Tip
Ga niet alleen op je eigen smaak en ideeën af wanneer je komt te staan voor keuzes als het soort entertainment, welke band of zanger(es), welke muziekstijl, of invulling van een cultureel programmaonderdeel. Stel een commissie samen waarin ook de ‘doorsnee-gast’ is vertegenwoordigd en ga met deze mensen rond de tafel zitten voor overleg.

Tip
Staar je niet blind op het opnemen van een bekende artiest in het programma terwijl het beschikbare budget daar helemaal geen ruimte voor biedt. Pleegt de bekende artiest een onevenredig grote aanslag op het totale budget, kies dan voor een goedkoper alternatief. Een lagere gage betekent niet automatisch minder kwaliteit. Het is vaak de bekendheid die de prijs tot enorme hoogten opjaagt.

2016-06-01T21:35:51+02:00maart 16th, 2016|