Draaiboek Tips

Home/Draaiboek Tips

Evaluatie

Evaluatie

Door te evalueren wordt het succes van je evenement bepaalt. Je krijgt meteen een overzicht van wat er goed en fout is gegaan, en daaruit kan je dan leren voor de toekomst. Maar hoe begin je aan een evaluatie?

Interne evaluatie

Hoe hebben je collega’s en de medewerkers het evenement ervaren, inclusief de voorbereiding en de nazorg?
Enkele vragen die je kan stellen:

  • Was er voldoende tijd voor de organisatie en is deze op een goede manier verlopen?
  • Was het organiserende team goed? En wat vond je van de taakverdeling voor en tijdens het evenement?
  • Had je het gevoel dat er een bepaalde […]

Etiquette

Persoonlijke aandacht

In de jaren zeventig en begin jaren tachtig was ‘het inpakken’ van de gast met chique buffetten en statige ontvangsten schering en inslag. Maar na een aantal jaren had iedereen al een of meerdere keren zoiets meegemaakt; er ontstond behoefte aan iets anders. De diverse attracties deden hun intrede, zoals sportieve activiteiten, maar ook zang, dans en andere vormen van actief entertainment moesten de gasten ertoe brengen zich meer te ‘bewegen’ en te integreren. Juist omdat nieuwe trends elkaar sneller opvolgen en omdat mensen vaak van alles al eens hebben meegemaakt, is het zo belangrijk dat de organisatie persoonlijke […]

Verzekeringen

VECTA

Als je werkt met een evenementenbureau dat is aangesloten bij de VECTA (Vereniging van organisatoren van Evenementen, Concerten en Theater Activiteiten) dan ben je als opdrachtgever voor een aantal zaken verzekerd. Bijvoorbeeld als door calamiteiten in het bedrijf het evenement niet door kan gaan, of als het evenementenbureau waarmee je werkt failliet gaat. Als je niet met een bij de VECTA aangesloten bureau werkt, neem dan onderstaande lijst door met een verzekeringsadviseur (afdeling Evenementenverzekeringen) en check meteen of bepaalde vormen onder de lopende bedrijfsverzekeringen vallen.

VERZEKERINGEN

  • Aansprakelijkheidsverzekering

Vrijwel alle bedrijven hebben een aansprakelijkheidsverzekering; ga na of deze verzekering dekking geeft tijdens […]

Gebruiksvoorwerpen

Verplaats je even in de huid van je bezoekers. Stel je ben een bezoeker en je gaat naar een chic (bedrijfs)evenement. Je draagt chique kleding en je haar zit perfect in model. Helaas, het giet van de regen. Hier dreig je dus als een verzopen kat naar binnen te komen. Bij aankomst van het evenement zie je echter dat er een keurige jongeman in bedrijfskleding op je staat te wachten. De jongeman zet je auto voor je weg (Valet parking) zodat je snel naar binnen kunt. Een hostess met paraplu met logo begeleidt je naar de ingang. Zulke details van […]

Presentje

Na afloop van een evenement kan je een klein aandenken of geschenk meegeven aan de gasten. Het eigen personeel kan je fiscaal gezien géén relatiegeschenk geven. Uitgaven voor relatiegeschenken vallen onder ‘representatie-kosten’. Deze kunnen behoorlijk oplopen. Onthoud dat een geschenk voor 90% aftrekbaar is. Als je het geschenk wilt laten bedrukken met bedrijfsnaam of logo, plan daar dan extra tijd voor in en houd rekening met extra kosten. Denk goed na of je een origineel of functioneel cadeau wilt geven en wat de uitstraling daarvan moet zijn; luxe, sober, modern of tijdloos?

Origineel
De meeste geschenken behoren tot de categorie […]

Personeel

Personeel

Hosts en hostesses zijn tijdens het evenement het verlengstuk van je evenement. Zij zijn het die de gasten namens jou welkom heten, de weg wijzen, presentaties begeleiden. Daarom is het van groot belang dat de hosts en hostesses de cultuur van je evenement uitstralen. Zij zijn het tijdelijke visitekaartje. Ga bij de keuze van hosts en hostesses dan ook niet over één nacht ijs. Let bijvoorbeeld eens op bij andere evenementen waar gebruik wordt gemaakt van hosts en hostesses. Stel jezelf de vraag of je gasten bij deze mensen in goede handen zouden zijn. Let daarbij op de volgende […]

Drukwerk

Intern of extern?

Maak eerst een keuze of je lay-out en drukwerk intern wilt regelen of via een extern bureau laat verzorgen. Je kan in het drukwerk dat met het evenement te maken heeft de eigen huisstijl terug laten komen óf bijvoorbeeld een apart logo laten ontwerpen. In overleg met een ontwerper bepaal je kleur, stijl, lettertype en papiersoort. Aan de hand van schetsen en werktekeningen ontstaat dan een definitieve versie.

Prijzen aanvragen

Heb je een duidelijk beeld voor ogen welk drukwerk en welke huisstijl je wilt, dan kan je prijzen bij drukkers gaan aanvragen. Dit doe je óf via de ontwerper (die […]

Presentatie en techniek

Een goede presentatie neerzetten kost tijd. Begin ruim op tijd met de voorbereidingen. Ook al schakel je een extern bureau in om de hele presentatie te verzorgen, je zal zelf altijd met een plan moeten komen en de eindcontrole moeten houden.

Bij het inzetten van (audio)visuele hulpmiddelen is het heel belangrijk om goed te kijken naar de beschikbare ruimte, het aantal aanwezigen bij een presentatie, de vorm van de boodschap en of je deze via één of meerdere presentatievormen wilt overbrengen. Daarbij moet je altijd bedenken wat je als evenement wilt uitstralen.

Vergeet nooit dat de presentatie, de boodschap, het allerbelangrijkste is. […]

Decor en special effects

Gebruik maken van decorstukken is niet altijd nodig. Als je een heel mooie locatie op het oog hebt, dan kan die locatie zelf dienen als achtergrond van het evenement. Zo is de Beurs van Berlage al zo representatief dat in sommige gevallen geen verdere aankleding nodig is. Om zo’n bestaand decor te laten spreken, is het echter wel van belang dat de ruimte goed wordt ingericht. Én dat alles in die ruimte op een goede manier wordt belicht.

Decorstukken

Als de locatie toch meer versiering nodig heeft of als je de ruimte wilt aankleden in de sfeer van het […]

Entertainment

Doel en vorm van entertainment

De betekenis van entertainment is iets bieden dat amusant en vermakelijk is. Maar amuseren en vermaken kan op verschillende manieren. Hieronder vindt je een overzicht van de verschillende rollen van entertainment tijdens een evenement. Vóórdat je een keuze maakt, is het belangrijk eerst de doelstelling van het evenement helder voor ogen te hebben. Vervolgens zoek je een bijpassende manier om de gasten te amuseren. Stel dat je een evenement organiseert dat in het teken staat van een ontspannen avond voor de gasten, dan kan je overwegen een nationaal bekende artiest te vragen voor een optreden. Organiseer […]