Draaiboek Tips

Home/Draaiboek Tips

Catering / Horeca

De catering speelt in veel gevallen een grote rol, zo niet een hoofdrol.

Niveau, samenstelling en kwaliteit van het culinaire gedeelte dienen aan te sluiten bij doelgroep, doelstelling en de uitstraling van het evenement. Welke plek de catering ook inneemt, belangrijk is dat niveau, samenstelling en kwaliteit van het culinaire onderdeel passen bij de uitstraling van het evenement en dat de cateringvorm waarvoor je kiest (brunch of lunch, uitgeserveerd diner of buffet, borrel of high tea et cetera) moet passen in het geheel voor wat betreft duur, timing, kwaliteit en kwantiteit.

Welke partycateraar?

Zorg dat je de verzorging van voedsel en drank uitbesteedt aan een goede partycateraar. Die is niet zomaar gevonden. De eerste stap op zoek naar een partycateraar is goed op te letten tijdens de evenementen die je bezoekt. Zijn de hapjes lekker en zien ze er goed uit? Hoe verloopt de drankenverzorging? Hoe is de houding van de medewerkers van het cateringbedrijf en gaat de cateraar professioneel te werk? De hamvraag die je jezelf zou moet stellen is eigenlijk: zou ik mijn gasten willen trakteren op de hapjes en drankjes van deze partycateraar? Zo ja, dan kan je verdere stappen ondernemen. Vraag folders op, lees eventueel relevante artikelen in vaktijdschriften, en vraag naar referenties om je nog beter te kunnen oriënteren. Tijdens een oriënterend gesprek kan je de kwaliteit nog beter inschatten. Vraag dan ook eens naar de logistiek van de organisatie. Beschikt de cateraar over koelwagens en mobiele keukenapparatuur en hoe transporteren ze de hapjes? Probeer of je een kijkje mag nemen in de (voor-)bereidingskeukens en vraag naar de manier waarop het eten wordt klaargemaakt. Werkt de cateraar bijvoorbeeld al volgens HACCP (Hazard Analysis Critical Control Points)? Dit is een door de Europese overheden opgelegde methode voor het hygiënisch bereiden en opdienen van voedsel. De gezondheidsinspectie controleert hier steeds vaker op. Belangrijk is ook te vragen naar de professionaliteit van de gastvrouwen en gastheren. Zijn zij gediplomeerd? Hebben zij voldoende ervaring? Is het mogelijk hen te laten bedienen in uniform of in bij het evenement passende kleding? Vraag de cateraar ook naar de mogelijkheden van tafelindeling, tafellinnen, passend servies en glaswerk. Om een indruk te krijgen van de fantasie en mogelijkheden van de cateraar kan je vragen naar een fotoboek van evenementen die al gecatered zijn. Belangrijk bij het zoeken naar een goede partycateraar is dat je er de tijd voor neemt. Tijdens het evenement zelf wordt immers pas duidelijk wat deze dienstverlener werkelijk te bieden heeft. Neem dus geen risico’s en ga nooit zomaar alleen op een fraaie advertentie af.

Tip

Vraag de cateraar altijd naar benodigde stroom- en watervoorzieningen en spreek af wie deze zaken regelt.

Huiscateraar of ‘eigen’ cateraar?

Er zijn verschillende soorten cateraars. Sommigen zijn bijvoorbeeld vast verbonden aan een locatie. Toch kunt u in veel gevallen uw ‘eigen’ cateraar meebrengen, maar dan wordt wel een uitkoopsom in rekening gebracht. Meestal is dit 15% van hetgeen er van buitenaf wordt gecatered. Vraag hier dus altijd naar. Naast de cateraar op locatie en de cateraar die van buitenaf wordt ingehuurd, kan je voor kleinere evenementen ook nog denken aan de traiteur. Bedenk wel dat deze voedselverzorgers vaak alleen uitgerust zijn voor kleine bijeenkomsten. U moet ze meer zien als culinaire ondersteuning.

Culinaire programmaonderdelen

Net als andere programmaonderdelen moet ook de catering worden afgestemd op de doelstelling van het evenement. Zo is een uitgebreid buffet tijdens een receptie een beetje over-done terwijl een kopje thee met een koekje aan het einde van de middag en na een flink symposium te mager is. Kies dus een cateringvorm die bij uw evenement past. Hieronder volgen daarvoor enkele suggesties. Uiteraard zijn er nog veel meer mogelijkheden. Laat ook uw cateraar hierover een advies uitbrengen.

  • aangeklede thee en/of koffie
  • koffietafel
  • picknick
  • broodjeslunch
  • buffetlunch (koud/warm)
  • buffetdiner (koud/warm)
  • culinair diner met meerdere gangen
  • barbecue
  • dessertbuffet
  • bittergarnituur
  • borrelhapjes, toastjes, belegde stokbroodjes

Benodigde hoeveelheden

Voor welk(e) vorm(en) van catering je ook kiest, houd altijd rekening met de gasten. De kans dat een of meerdere van uw gasten een speciaal dieet volgen uit gezondheids- of religieuze overwegingen is groot. Vraag vooraf naar eventuele diëten of zorg ervoor dat het buffet bijvoorbeeld natriumarme, vet- of suikervrije gerechten bevat. Sommige gasten zullen wellicht graag vegetarisch of veganistisch eten. Houd ook daar rekening mee bij de samenstelling van gerechten. Zo’n gebaar wordt vaak op prijs gesteld.

Aantallen en gemiddelden

Niets is zo vervelend om veel eten weg te moeten gooien of om ‘nee’ te moeten verkopen aan gasten die speciaal voor uw evenement een avond hebben vrijgemaakt. Het bestellen van de juiste aantallen is dus van groot belang. Uiteraard kan de partycateraar je hierbij adviseren. Hieronder vindt je voorbeelden van enkele gemiddelden.

  • Koffie/thee

Tijdens een ontvangst met koffie en thee kan je rekenen op anderhalf kopje per persoon. Duurt de ontvangst heel kort, houd dan rekening met één kopje per persoon. Tijdens een koffie- of theepauze van ongeveer twintig minuten moet je rekenen op één kopje thee of koffie per persoon.

  • Aperitief

Als vuistregel kan je het eerste uur van het evenement rekenen op een gebruik van drie drankjes. In de daaropvolgende uren worden gemiddeld twee drankjes per persoon gebruikt.

  • Wijnen tijdens diner

Tijdens een diner wordt gemiddeld één glas wijn per gang gedronken. Tijdens het hoofdgerecht is anderhalf glas een goed gemiddelde.

  • Bittergarnituur en hapjes

Per uur eten de gasten tijdens een evenement ongeveer vijf hapjes per persoon. Gaat je na het aperitief aan tafel, geef dan alleen wat nootjes of zoute koekjes of trakteer op enkele verfijnde hapjes.

De cateraar zal je altijd vragen naar de hoeveelheid gasten die je verwacht. Geef een schatting en spreek af dat je een paar dagen voor het evenement de juiste aantallen doorgeeft. Bij diners en buffetten voor kleine gezelschappen moet je altijd het juiste aantal doorgeven: je verwacht 25 gasten, bestel dan ook 25 couverts. Bij sitting-diners -of het nu grote of kleine diners zijn- geef je ook altijd het juiste aantal door. Mochten enkele genodigden toch verhinderd zijn, dan zal de cateraar de couverts na enige tijd afruimen. Laat je verder altijd adviseren door de cateraar. Hij heeft tenslotte de meeste ervaring op dit gebied. Uiteraard krijg je het beste beeld van de benodigde hoeveelheden als je de genodigden vraagt hun komst naar het evenement aan te kondigen. Houd er dan rekening mee dat er toch nog altijd een klein percentage van deze groep op het laatst verhinderd is.

Vervoer

Vervoer op eigen gelegenheid

Vaak zullen de gasten op eigen gelegenheid het evenement bezoeken. Dat bespaart een hoop moeite zou je denken. Denk hier niet te makkelijk over. Een aantal zaken, zoals een routebeschrijving, het verzorgen van parkeergelegenheid en dergelijke dien je wel vooraf te regelen. Niet alleen om het de gast gemakkelijk te maken. Je maakt het ook jezelf gemakkelijker als je ervoor zorgt dat de gasten zo soepel mogelijk en zonder obstakels naar de plaats van bestemming kunnen komen. Dit verkleind de kans op vertragingen van het programma.

Routebeschrijving

Vraag of de locatieverhuurder beschikt over een routebeschrijving. Test deze vooraf en kijk of er rekening is gehouden met routes voor mensen die vanuit verschillende richtingen komen. Is er geen routebeschrijving beschikbaar, maak deze dan zelf. Hoe gedetailleerder, hoe prettiger. Vergeet ook niet de routebeschrijving te testen! Denk bij het opstellen van een routebeschrijving ook aan andere vervoermiddelen. Gemiddeld komt 5% van de gasten met het openbaar vervoer en dit percentage neemt steeds meer toe. Bekijk dus ook de mogelijkheden van openbaar vervoer. Stuur uw gasten naast de routebeschrijving tevens een reisschema op basis van het openbaar vervoer. Op deze manier biedt je hen twee mogelijkheden en laat je zien dat je beide vervoermiddelen respecteert.

Parkeergelegenheid

Controleer of er voldoende parkeermogelijkheden zijn bij de locatie. Als je plaatsen reserveert in een dichtbij gelegen parkeergarage, vergeet dan niet om de gasten bij het weggaan een uitrijkaart te geven. Is er geen (bewaakte) parkeergarage in de buurt, maar wel een parkeerterrein, overweeg dan om het terrein tijdens het evenement te laten bewaken. Is het bijna onmogelijk om dichtbij de locatie parkeergelegenheid te verzorgen, overweeg dan om verderop een parkeergelegenheid te creëren. Sluit bovendien niet uit dat mensen op de fiets of met de brommer uw evenement bezoeken. Deze gasten zullen het zeer op prijs stellen als je voor hen een overdekte (bewaakte) stalling hebt geregeld.

Tip

Bespreek vooraf parkeerplaatsen voor de gasten die met de auto komen. Bespreek zelfs meer parkeerruimte. Er zullen altijd mensen toch met de auto komen, dit in i.v.m. de weersomstandigheden.

Gezamenlijk vervoer

Dit is op veel verschillende manieren mogelijk;

  • Touringcar

Dit is een ideaal vervoersmiddel voor reizen over een afstand tot ongeveer 350 kilometer. Denk niet dat alleen grote bussen inzetbaar zijn. Busmaatschappijen bieden touringcars van luxe achtpersoonsbusjes tot dubbeldekkers voor ongeveer 70 personen aan. Het is verstandig om grootschalig vervoer geheel bij de daarin gespecialiseerde organisatie onder te brengen. Zij zijn niet alleen het beste op de hoogte van de prijzenmarkt, maar waken ook over een optimale uitvoering van de vervoersplanning. Vraag verder meerdere busmaatschappijen om offertes. De prijzen kunnen namelijk verschillen. Wees tot slot, op tijd met het reserveren van een touringcar.

  • Taxi

De taxi kan ook een belangrijke rol spelen als vervoer naar een locatie. Vaak hebben taxibedrijven ook vervoer voor meerdere personen.

  • Trein

Een trein huren is ook mogelijk en deze laten rijden door de vooraf bepaalde route. Het heeft als voordeel dat de gasten zich door de trein kunnen bewegen en er zijn meerdere opstapplaatsen mogelijk. Bij sommige treinen kan er een catering aan boord geregeld worden.

  • Boot

In steden waar parkeren bijna niet mogelijk is, bestaat er de mogelijkheid om met rondvaartboten maar ook watertaxi’s in te zetten als vervoersmiddel. Uiteraard kan je ook denken aan het inzetten van partyboten waarbij verschillende faciliteiten aan boord aanwezig zijn. Ook bij het inschakelen van varend vervoer is het zaak -zeker tijdens het toeristenseizoen- tijdig te reserveren en meerdere offertes aan te vragen.

  • Vliegtuig

Je kan een luchtvaartmaatschappij inschakelen voor vervoer naar de locatie door bijvoorbeeld een zogenaamde charterovereenkomst met de maatschappij te sluiten. Zo’n overeenkomst sluit je in de meeste gevallen met de luchtvaartmaatschappij in het land waar het evenement wordt gehouden. Vraag ook naar de mogelijkheden om op het vliegveld van aankomst tijdelijk een eigen receptiebalie in te richten. Van hieruit kan je het vervolgvervoer laten plaatsvinden.

  • Overig

Er bestaan uiteraard nog veel meer manieren om de gasten van en naar de evenementenlocatie te vervoeren. Hierbij valt te denken aan limousines, luchtballonnen, koetsen, huifkarren, tandems, steps et cetera. Voor welk vervoermiddel je ook kiest, let erop dat het aansluit bij de doelstelling en de sfeer van je evenement.

Tip

Het is handig om bij het responderen te vragen welk vervoermiddel de gasten gebruiken om naar het evenement te komen. Op die manier is het aantal benodigde parkeerplaatsen beter in te schatten. Ga na of genoeg mensen gebruikmaken van het openbaar vervoer en overweeg vervolgens om een bus in te zetten die de gasten van het station naar de locatie rijdt. Vooral bij internationale evenementen is dit van belang omdat internationale gasten vaak gebruikmaken van het vliegtuig. Je kan voor hen vervolgens een taxiservice regelen. Door vooraf te vragen naar de wijze van transport van de gasten kan je hier tijdig op inspelen.

Capaciteit

Als je een geschikte locatie hebt gevonden voor het evenement, maak dan op een goede manier gebruik van de ruimte(n). Belangrijk om te weten; locatieverhuurders prijzen hun ruimten meestal aan met vanaf-tot-en-met aantallen. De maximale capaciteit heeft meestal betrekking op feesten, terwijl de minimale capaciteit bedoeld is voor sitting-dinners. Als je een geschikte locatie op het oog hebt, vraag dan aan de verhuurder over de mogelijkheden en prijzen van de locatie. Als je van plan bent om mensen te laten zitten, dan is het belangrijk om te weten dat een ruimte met een theateropstelling meer mensen kan herbergen dan een ruimte met een schoolopstelling. De capaciteit van een zaal hangt dus samen met de inrichting van de zaal, de grootte en de vorm van de meubels, de breedte van de looppaden en de activiteiten die je in de zaal wilt laten plaatsvinden. Een muziekband neemt nu eenmaal meer ruimte in beslag dan één zanger. Hieronder volgt een checklist voor de keuze van een locatie.

  • Heeft de omgeving van de locatie de uitstraling die bij jouw evenement en jouw gasten past?
  • Is de locatie gemakkelijk per auto bereikbaar?
  • Is de locatie gemakkelijk per openbaar vervoer bereikbaar? Gemiddeld 5% komt met het openbaar vervoer en dit percentage neemt nog steeds toe!
  • Kunnen de ruimten van de locatie gemakkelijk worden aangepast aan het aantal gasten?
  • Is er voldoende parkeergelegenheid in de buurt van de locatie?
  • Is de locatie niet al te ver reizen voor de genodigden?
  • Kan de locatie alle genodigde gasten ontvangen en indien niet alle gasten komen, kan de ruimte dan kort voor aanvang van het evenement worden aangepast aan de daadwerkelijke opkomst?
  • Beschikt de locatie over goede facilitaire voorzieningen voor bijvoorbeeld de cateraar?
  • Beschikt de locatie over audiovisuele middelen, geluidstechniek en basislicht?
  • Heeft de locatie een goede akoestiek?
  • Biedt de locatie toneelfaciliteiten?
  • Biedt de locatie expositiefaciliteiten?
  • Biedt de locatie secretariële ondersteuning voor en tijdens het evenement?
  • Kan de locatie worden uitgebreid met tenten?
  • Beschikt de locatie over een afgesloten ruimte waar men zich na een vergadering in discussie- of werkgroepjes kan terugtrekken?
  • Zijn er bij of in de buurt van de locatie mogelijkheden voor overnachting?
  • Is er op de locatie een gesprekspartner aanwezig die met je kan meedenken over het hele traject dat zich vooraf en tijdens het evenement afspeelt? Deze gesprekspartner kan samen met je overzicht houden over de logistiek tijdens het evenement.
  • Is het verplicht om gebruik te maken van vaste leveranciers voor bijvoorbeeld de techniek of de catering? En dient er een uitkoopbedrag betaald te worden indien met andere leveranciers gewerkt wordt?
  • Wanneer de locatie gehuurd wordt, is dit dan exclusief? Met andere woorden, vinden er op het moment van het evenement nog andere evenementen plaats in dezelfde locatie en is dit hinderlijk voor beide, of één van de partijen?

Tip

Het is mogelijk om bij locatieverhuurders een optie te nemen op bepaalde ruimten. Omdat je vrijwel nooit zeker weet hoeveel gasten jouw evenement werkelijk bezoeken, is het belangrijk ervoor te zorgen dat je pas vlak voor de datum van het evenement een definitieve beslissing neemt over de zaal of zalen die je wilt gebruiken. Op die manier voorkom je dat het evenement ‘verzuipt’ in een veel te grote ruimte of dat jouw gasten opgepropt in een zaaltje de avond doorbrengen.

Locatie

Een locatie is voor een groot deel bepalend voor het karakter en de sfeer van een evenement. De uitstraling, de ambiance en de bereikbaarheid van de ruimten kunnen het feest, de productpresentatie, activiteit, concert of het congres maken of breken. Maar naast sfeer in de binnenruimten zijn er ook veel externe factoren die bepalen of de gekozen locatie voor jouw evenement ook werkelijk de meest geschikte is. Laat bij het kiezen van een locatie alle factoren een rol spelen. Niet alleen de locatie zelf, maar ook de omgeving, centrale ligging, bereikbaarheid en parkeergelegenheid spelen een grote rol. Het is niet slim om een locatie uit te kiezen waar parkeren niet of nauwelijks mogelijk is voor het aantal bezoekers. Ook al gaat het om een bijzonder gebouw dat perfect aansluit bij het thema van het evenement.
Weet voordat je op zoek gaat naar een locatie precies wat je van de tijdelijke huisvesting van je evenement verwacht. Je moet niet alleen denken aan gevoelswensen, zoals gezellig, intiem en klassiek, maar breng ook tastbare gegevens in kaart; zoals aantal gasten, soort evenement, wel of geen huiscateraar en gewenste kleding. Hieronder volgen een aantal tips en ideeën bij de zoektocht naar de meest geschikte locatie.

Soorten locaties

Om orde in de hoeveelheid en diversiteit van verschillende locaties aan te brengen, worden er vier soorten locaties onderscheiden:

  • Interne locaties.
  • Externe locaties overdekt.
  • Externe locaties in de openlucht.
  • Beweegbare locaties.

Hieronder enkele voorbeelden:

Interne locaties

Een heel bedrijfsgebouw, bedrijfskantine, restaurant, opslagloods, hal, (parkeer)garage, vergaderzalen, enzovoort. Als je alles in feestelijke stemming aankleedt en op een goede manier verlicht, kunnen dit prima locaties voor een evenement zijn. Je bent echt niet de eerste die de parkeergarage omtovert tot kartbaan.

Externe locaties overdekt

Hier vallen onder; een discotheek, hotel, bioscoop, concertgebouw, kasteel, kerk, museum, theater, schouwburg, restaurant, industrieel erfgoed, sportcomplex en dergelijke kunnen als achtergrond voor een evenement dienen.

Externe locaties in de openlucht

Afhankelijk van het weer, kunnen sommige zomerse evenementen best in de buitenlucht plaatsvinden. Daar komt bij dat iedereen die een evenement in bijvoorbeeld het bos, in het (pret)park, op het strand, aan de boulevard of gracht organiseert een of meerdere tenten kan laten opslaan die bij regen als gezellige schuilplaats kunnen dienen. In de tenten kun je bovendien zaken als garderobe, bar en terrasjes onderbrengen.

Beweegbare locaties

Wellicht komt het niet als eerste in je op om een evenement te organiseren in een bewegende locatie. Toch kunnen cruise- en zeilschepen, treinen en trams, rondvaart- en salonboten, en zelfs vliegtuigen hiervoor een perfect onderkomen zijn. Voordeel van bewegende locaties is dat je gasten het gehele evenement bijwonen. Bovendien geeft een bewegende locatie een bijzonder tintje aan het geheel.

Uitnodigen

Tijd besteden aan de uitnodigingslijst

Het samenstellen van een lijst met genodigden neemt veel tijd in beslag. Vooral omdat het een zorgvuldige klus is. Iemand vergeten wordt niet in dank afgenomen. Vraag bij het samenstellen van de uitnodigingslijst dan ook hulp aan anderen. Vergeet bij een intern bedrijfsevenement naast de personeelsleden niet de gepensioneerden, commissarissen, parttimers en oud-medewerkers uit te nodigen. Bij een extern evenement kan je naast de (zakelijke) relaties ook afgevaardigden van gemeentelijke, provinciale en landelijke overheden of zelfs leden van het Koninklijk Huis uitnodigen. Wellicht is het passend om ook toeleveranciers, omwonenden en klanten van het bedrijf of uw organisatie voor (een onderdeel van) het evenement uit te nodigen. Bedenk ook of er pers tijdens het evenement gewenst is. Lokale en nationale publiciteit zorgt voor een grotere naamsbekendheid. Een evenement is veelal een positieve aanleiding om journalisten en persfotografen uit te nodigen. Als de lijst met genodigden is samengesteld, dan is het verstandig om deze lijst nogmaals te controleren of er echt niemand is vergeten.

Als de lijst van genodigden compleet is, dan kunnen de adresgegevens van alle genodigden worden verzameld. Controleer altijd of de namen goed geschreven zijn, of de titels kloppen en of het geslacht klopt. Dit soort kleine foutjes kunnen voor mensen al een reden zijn om niet te komen. Eén belletje naar een secretaresse ter controle van naam-adres-woonplaats-gegevens van uw genodigden kan echt geen kwaad. Wie de pers wil uitnodigen doet er goed aan de uitnodiging voor het evenement niet naar slechts één journalist te sturen maar naar een redactie.

Profiel maken van genodigden

Uitnodigen is een spel van verleiden; je moet de genodigden overtuigen van de onmisbaarheid van hun aanwezigheid. De overtuigingskracht zit ‘m in de juiste emotionele en rationele argumenten. Je kan de argumenten echter pas verwoorden en vertalen naar vorm, kleur, stijl en dergelijke als je de genodigden kent. Maak daarom een profiel van de groep die je voor je evenement wilt uitnodigen. Een groep vrijwilligers moet je immers anders benaderen dan een groep directeuren van multinationals. U moet elke groep uiteraard met weer andere argumenten verleiden. Je kunt een goed profiel maken van de genodigden als je antwoord kunt geven op de volgende vragen:

Verplaats je in je gasten

Als je denkt dat je gasten overstelpt worden met uitnodigingen, dan moet je ervoor zorgen dat de envelop waarin de uitnodiging zit er direct uitspringt. Naast inhoud van de uitnodiging spelen vooral ook vorm en kleurgebruik een belangrijke rol om de aandacht van de druk bezette doelgroep te trekken. Hoe druk bezet is de gast? Sommige doelgroepen plannen hun agenda ver vooruit. Geldt dit ook voor jouw genodigden, stuur dan voorafgaand aan de uitnodiging een vooraankondiging. De genodigden kunnen het tijdstip waarop het evenement plaatsvindt vrijhouden. Waarom zou je gast zijn of haar tijd aan dit evenement besteden? De een komt alleen als een autoriteit op zijn vakgebied een lezing houdt. De ander is gevoelig voor de komst van een bekende artiest, terwijl een derde het evenement alleen bezoekt als hij of zij zeker weet dat er nieuwe contacten opgedaan kunnen worden. Verplaats je in de gast en bedenk wat de redenen kunnen zijn om tijd vrij te maken voor het evenement. Welke stijl past bij de gasten? De vormgeving van de uitnodiging moet de gast aanspreken. Voor boetiekhouders bijvoorbeeld zal deze uitbundiger moeten zijn dan voor een groep burgemeesters. Ook de stijl van de tekst moet bij de doelgroep passen. Een burgemeester moet formeel worden aangesproken, terwijl een kapper informeel en vlot taalgebruik op prijs stelt.

Zorg voor een strak uitnodigingsbeleid

De grootste nachtmerrie van een evenementenorganisator is dat ondanks de vele toezeggingen de gasten toch niet komen opdagen. Een strak uitnodigingsbeleid kan veel van deze teleurstelling wegnemen. Let daarom op de volgende zaken:

  • Zorg voor een korte uitnodigingstekst. Vermeld informatie als datum, tijd, plaats, evenement, dress-code, locatie en wel of niet responderen.
  • Zorg ervoor dat de uitnodiging tijdig wordt verstuurd, zodat de genodigde de datum van het evenement vrij kan houden. Het moment van versturen van de uitnodiging is ongeveer zes weken voor het evenement. De aandacht voor het evenement neemt toe als je na twee weken een herinnering stuurt die bij de stijl van de uitnodiging past.
  • Stuur een antwoordkaart/-fax mee zodat de genodigde direct en op een gemakkelijke manier zijn aan- of afwezigheid aan je kenbaar kan maken.
  • Maak van het evenement een spektakel door de media erbij te betrekken. Je kan dat doen door het plaatsen van een advertentie. Je kan ook proberen een (regionale) dagbladjournalist te overtuigen van de nieuwswaarde van het evenement. Dat kan bijvoorbeeld door het sturen van een persbericht, liefst met foto. De genodigden zijn bij het lezen van de advertentie of het artikel nog meer gevleid dat zij te gast mogen zijn.
  • Stuur een bevestigingsbrief nadat je de antwoordkaart of e-mail hebt ontvangen. Hoe vaker de genodigde herinnerd wordt aan het evenement, hoe meer hij erbij betrokken wordt, hoe groter de kans is dat hij aanwezig zal zijn.
  • Maak het responderen voor de genodigde zo gemakkelijk mogelijk. Print gegevens van de genodigde voor en beperk het invulwerk tot een minimum.
  • Zorg er ook voor dat de antwoordkaart weer enthousiasme opwekt bij degene die hem invult. Herhaal de boodschap in bijvoorbeeld de bevestigende e-mail. De ervaring leert dat de antwoordkaart of bevestigende e-mail vaak beter gelezen wordt dan de uitnodiging zelf.
  • Bel genodigden die nog niet gereageerd hebben twee weken van te voren op.
  • Vraag de medewerkers de genodigden ook persoonlijk uit te nodigen. Door op informele wijze te informeren naar de komst van de genodigden, weten zij dat je rekent op hun komst. Geef de genodigden het gevoel dat jij en je collega’s uitzien naar hun komst.

Uitnodigen per e-mail

Steeds vaker worden uitnodigingen alleen per e-mail verstuurd. Dit heeft voor- en nadelen. De bekende voordelen zijn onder andere; dat het weinig tijd kost, het is goedkoop en een mail komt direct bij de juiste persoon aan. Een nadeel is dat het weinig onderscheidend is. Vooral bij evenementen waarbij de partners worden verwacht, blijft een schriftelijke uitnodiging op de deurmat nog steeds het hoogste opkomstpercentage te garanderen. Bij uitnodigen per e-mail is het tevens belangrijk dat de genodigden regelmatig hun mail bekijken en doorgaans niet overstelpt worden met diverse mails. Omdat dit laatste nog steeds vaak een probleem geeft, is het verstandig om e-mail in te zetten als ondersteuning van het uitnodigingstraject, bijvoorbeeld voor de vooraankondiging en ter herinnering voor diverse acties. Bijvoorbeeld om de naderende sluitingstermijn aan te geven. Doorgaans wordt ook vaak een speciale website ontwikkeld voor een evenement. Op deze site is dan informatie te vinden over het evenement en kan eventueel aangemeld worden.

Briefing

Briefing

Het woord briefing is afgeleid van het Engelse woord ‘brief’ en dat betekent kort en instructief. In een briefing geef je achtergrondinformatie, aangevuld met probleemstelling, doelstelling, aanwijzingen, wensen en voorschriften. Om het overzichtelijk te houden, kan je een briefing opsplitsen in twee delen, evenement en inhoud.

Evenement

In de briefing over het evenement zelf geef je eerst informatie over de aard en inhoud van eventuele voorgaande evenementen. Daarna schets je in duidelijke taal de bedoeling voor het komende evenement en geeft daarbij een profielschets van de gasten. Deze briefing moet het antwoord geven op het bekende vragenrijtje: hoe (moet het evenement eruit gaan zien), wie (zijn de gasten), wat (houdt het evenement/programma in en wat is het thema), waar (vindt het evenement plaats), wanneer (is het evenement gepland) en waarom (wordt het evenement georganiseerd)?

Onderstaande checklist kan gebruikt worden voor het invullen van de briefing aan leverenciers:

  • datum, plaats, tijd en locatie van het evenement
  • aard van het evenement
  • doel van de opdracht
  • boodschap en eventuele subboodschappen
  • verwachtingen
  • organisatie en taakverdeling
  • aantal gasten met korte omschrijving
  • omschrijving doelgroep
  • programma-onderdelen en korte omschrijving per onderdeel
  • soort entertainment
  • catering
  • vervoer
  • inzet derden

InhoudJ

De briefing over de inhoud vloeit voort uit bovengenoemde briefings en geeft op een heel concrete manier informatie. Je geeft aan hoe het evenement (of bepaalde taak) eruit moet komen te zien. Kruip in de huid van de gasten en bedenk wat het evenement voor hen zo speciaal moet maken en wat het uit moet stralen. Je geeft dus geen opsomming van middelen die ingezet kunnen worden, maar je geeft verwachtingen weer ten aanzien van stijl, sfeer, verzorging, kwaliteit, consistentie, niveau et cetera. Bij de inhoudsbriefing geef je ook de taakverdeling aan en eventueel het (afgesproken) budget.

Controleer na het lezen van de briefing of de volgende punten erin verwerkt zijn:

  • doel van de opdracht;
  • boodschap en eventuele subboodschappen;
  • verwachtingen;
  • organisatie en taakverdeling;
  • budget;
  • eventueel: projectnummer.

Tip!

Als je een aparte briefing maakt voor een organisatie die een bepaalde taak van het evenement voor haar rekening neemt, is het verstandig om daar ook de totaalbriefing bij te voegen. Dan heeft de betreffende organisatie een compleet overzicht van taken en taakverdeling.

Programma

Een goede opzet van het programma maakt dat het evenement soepel kan verlopen. Dit zal ten goede komen aan de kwaliteit van het evenement en de beleving van de bezoekers, deelnemers en mede-organisatoren.

Maak voor het evenement een schema zoals voor het gehele evenement met daarin precies de tijd en activiteit. Vul deze aan met de mensen en middelen die bij die activiteit horen. Communiceer het programma zo duidelijk mogelijk vooraf aan de deelnemers en medewerkers. Hou mogelijk vlak voor het evenement een bijeenkomst om het dag-programma door te spreken en eventuele vragen te beantwoorden.

 

Tijdstip

Bij het vaststellen van het tijdstip van een evenement moet je ook rekening houden met factoren als vervoer naar de locatie en parkeren. Het is niet verstandig om een evenement te plannen rond of net na de spits. Daar komt bij dat een evenement dat direct na werktijd begint, in de regel niet zo druk wordt bezocht. Het eindtijdstip van een evenement wordt mede bepaald door de duur van de terugreis.

Er zijn bij evenementen in de openbare ruimte voorwaarden verbonden aan de aanvangs- en eindtijden. Bedenk ook dat er tijd nodig is voor het opbouwen en afbreken van evenementen. Deze mogen niet tot extra overlast zorgen.

Neem contact op met de afdeling vergunningen voor specifieke vragen hierover

Duur

De duur van het evenement wordt bepaald door de lengte van de verschillende programmaonderdelen. Daar kunnen dus ook eventuele overnachtingen bij horen. Net als bij datum en tijdstip wordt ook de duur van het evenement afgestemd op de doelgroep. Wees daarom voorzichtig met hele dagprogramma’s voor zakenrelaties. In de meeste gevallen zal dat overwerk betekenen. En hoe langer het programma duurt, hoe eerder jouw genodigde het af laat weten.

Neem contact op met de afdeling vergunningen van de gemeente Best als je een meerdaags openbaar evenement wil organiseren. Dit kan en mag niet zomaar op iedere locatie.

Dag

Hier volgt een overzicht van geschikte dagen voor evenementen.

  • Maandag: geen geschikte dag voor zakelijke evenementen, maar wel weer een uitgelezen dag voor detaillisten.
  • Dinsdag: geschikte dag.
  • Woensdag: geschikte dag.
  • Donderdag: geschikte dag.
  • Vrijdag: geschiktheid hangt samen met doelgroep.

Evenementen waarbij ook de partners welkom zijn, kunnen heel goed op vrijdagmiddag of -avond worden gehouden.

  • Zaterdag: geschikte dag voor feestelijke evenementen waarbij partners en/of kinderen ook welkom zijn.
  • Zondag: geschikte dag voor feestelijke evenementen waarbij partners en/of kinderen ook welkom zijn.

Houd er rekening mee dat veel mensen vooral op de zondagochtend de zondagsrust nog wensen te respecteren.