Het bepalen van datum, duur en tijdstip van een evenement is van groot belang. De gasten die aanwezig zijn op jouw evenement bepalen het succes van jouw evenement. De datum, duur en het tijdstip hangen samen met de doelgroep die je wilt uitnodigen. Houdt er rekening mee dat er geen andere grote evenementen plaatsvinden, zoals; het WK-voetbal of de Olympische Spelen.

Raadpleeg tijdig de afdeling vergunningen van de gemeente Best of er op de geplande datum nog ruimte is voor een evenement op die locatie als die in de openbare ruimte plaats heeft.

Na een onderzoek van de meest geschikte data van je evenement, de duur ervan en de tijdstippen, ga je verder op onderzoek uit. Controleer zaken als de beschikbaarheid van de locatie, de presentator en de artiesten.

Als je alle programmaonderdelen de revue laat passeren, komen er uiteindelijk een handjevol geschikte data en tijdstippen naar voren. Kies er nooit zomaar een uit, maar check de data en tijdstippen met evenementen die lokaal, nationaal of internationaal plaatsvinden. Hiervoor kun je bijvoorbeeld gebruikmaken van de Evenementenjaarlijst die het Nederlands Bureau voor Toerisme & Congressen uitgeeft. Ook de websites van nationale en internationale sportfederaties en culturele instellingen informeren ruim van tevoren over data en plaats van toernooien, kampioenschappen, festivals, enzovoort. Begin in ieder geval tijdig met het vaststellen van het meest geschikte moment voor jouw evenement. Een half jaar van tevoren brainstormen is in de meeste gevallen echt niet overdreven.