Voorbeeldbegroting

Klik hier voor een voorbeeldbegroting (Excel)

Dit voorbeeld kun je zelf aanpassen en opslaan op je computer

Tips voor een begroting

  • Stel een simpel opgezette, geschatte begroting op (bijvoorbeeld in Excel) met daarin duidelijk alle op dat moment bekende geschatte inkomsten en uitgaven inclusief een post van circa 10% van het totaal beschikbare bedrag voor onvoorziene onkosten (alle bedragen inclusief eventueel bijbehorende btw-percentages).
  • Ga voor deze eerste opzet uit van de bedachte plannen voor je ´ideale´ evenement. Deze gegevens zijn gebaseerd op het hoogst haalbare voor jouw evenement (= jouw ´ideale´ aantal (betalende) deelnemers, gewenste locatie en cateraar, dagvoorzitter en sprekers, alle gewenste ondersteuning voorafgaand, tijdens en na je event etc. etc).
  • Wij adviseren ook altijd een ´GO/NO GO moment´ in de voorbereidingsperiode in te plannen.
    Dit is het moment waarop grote investeringen voor je bijeenkomst gedaan moeten worden en wellicht nog onduidelijk is of het evenement (financieel) haalbaar is zoals gepland. Bepaal op dit moment of alles in je begroting nog steeds financieel mogelijk is en het ´groene licht´ voor je evenementorganisatie definitief gegeven kan worden.
    Mochten er problemen zijn, bespreek dan met een kleine selecte groep kritisch wat er mogelijk bijgesteld zou kunnen worden.
    In het uiterste (nood)geval is dit het moment om de balans op te maken van de reeds gedane financiële investeringen (voorfinanciering van aantal zaken inclusief mogelijk nog openstaande financiële afspraken die niet geannuleerd kunnen worden). Dit om daarna de ´stekker eruit te trekken´ en het evenement helaas te moeten annuleren.  Op deze manier wordt de (financiële, emotionele) schade voor de opdrachtgever zoveel mogelijk beperkt.
  • Zodra je de ´ideale´ budgettering in kaart hebt gebracht, ga je kritisch bekijken of dit geschatte kostenplaatje financieel haalbaar is. Als dit zo is, ga dan heerlijk en zelfverzekerd met alle geplande voorbereidingen aan de slag en bekijk frequent en kritisch of deze begroting op dat moment nog realistisch is of dat deze aangepast dient te worden.
    Als je geplande ´ideale evenement´ helaas financieel niet haalbaar lijkt, bekijk dan wat voor jou de ´minimale voorwaarden´ voor je bijeenkomst zijn. Pas daar dan je geschatte begroting op aan. In de praktijk blijk je vaak uit te komen op een prachtig compromis tussen je ´ideale en minimale evenement´.
  • ´Bij twijfel niet doen!´. Dat gaat voor heel veel zaken op, maar geldt ook zeker voor jouw financiën voor je evenement. Jouw uitgaven (maar ook je inkomsten) moeten verantwoord zijn en ook positief voelen. Het is hierbij wenselijk dat jouw budgettering een financiële spiegel is van hetgeen jij voor ogen hebt met jouw bijeenkomst. Alle financiële posten dienen te passen bij jouw evenement. Focus op de (evenement)kwaliteit!
  • Als je geen (financieel) compromis wenst te sluiten voor je evenement en extra geld hiervoor vereist is, kun je overwegen om bijvoorbeeld via crowdfunding of sponsoring de benodigde (extra) financiering te verkrijgen.
    Deze vormen kunnen zeker rendabel zijn, mits op een professionele manier en vroegtijdig in de voorbereidingsfase in gang gezet.