Voor een goede voorbereiding is het handig om van deze checklist gebruik te maken.

(bron: www.draaiboek.net)

Bij het samenstellen van een draaiboek is het belangrijk dat je de volgende onderdelen verdeelt in kolommen; de tijd, plaats, activiteit en wie de verantwoordelijke is. Zorg voor voldoende ruimte voor eventuele aantekeningen. Stel ook een lijst op van de mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle betrokken medewerkers.

Vaak komt het voor dat niet alle medewerkers aan het evenement elkaar kennen. Het is verstandig om dan een vergadering te houden met alle betrokken medewerkers. Dit zorgt voor een kennismaking en het bevordert de samenwerking tijdens het evenement.

Vermeld op een pagina de telefoonnummers van de betrokken medewerkers en voeg een plattegrond(met vluchtroutes) toe. Een A-4tje met informatie over het bedrijf en het doel van het evenement is belangrijk voor de gasten van buitenaf.

Het definitieve draaiboek is een complex samenspel van feiten, afspraken, briefings, research, begrotingen, vergaderingen, concepten, contracten en nog veel meer. Een draaiboek wordt opgesteld aan de hand van een programma. Zet alle feiten op een rij en zie geen enkel detail over het hoofd voordat je aan de slag gaat met het draaiboek. Neem ruim de tijd voor het maken van een draaiboek; je bent afhankelijk van derden en zult voor de volle honderd procent zeker moeten zijn dat de juiste leveranciers, instanties en medewerkers ‘geboekt’ staan. Pas als je het gevoel hebt dat alle radertjes in elkaar passen en niks aan het toeval wordt overgelaten, kun je met een gerust hart het evenement beginnen.

Voor aanvang

  • Formuleer je idee
  • Ga na wat de aanleiding van het evenement is
  • Onderzoek de haalbaarheid
  • Definieer vervolgens de doelstellingen van het evenement
  • Stel het beschikbaar budget vast
  • Bepaal de vorm ofwel het soort evenement
  • Benoem de aard of het karakter van het evenement
  • Maak een profiel van de gasten

Samenstelling organisatieteam

  • Zoek mensen van verschillende afdelingen en leeftijden
  • Stel de hoofdverantwoordelijke aan
  • Stel de budgetverantwoordelijke aan
  • Definieer de taken van de overige leden
  • Regel compensatie voor de leden van het team in verband met het bezoeken van een locatie, een afspraak met een cateraar, etc.
  • Maak afspraken over het volbrengen van opgedragen taken
  • Stel deadlines

Intern organiseren of uitbesteden

  • Bedenk of er intern genoeg tijd vrij te maken is om het evenement te organiseren
  • Ga na of het budget het toelaat om de organisatie (van bepaalde programmaonderdelen) uit te besteden
  • Onderzoek of er genoeg kennis en ervaring in huis is om het evenement zelf te organiseren
  • Vraag je af of jouw bedrijf de organisatorische en financiële risico’s kan dragen
  • Ga na of je efficiëntie kunt behalen door zelf online deelnemersregistratie te doen

Leveranciers inschakelen

  • Vraag referenties van leveranciers en check deze
  • Bezoek beurzen, lees (vak)tijdschriften en zoek op internet
  • Maak afspraken voor oriëntatiegesprekken met leveranciers
  • Vraag verschillende offertes aan
  • Stel een contract op en vraag naar leveringsvoorwaarden
  • Stel een begroting op

Draaiboek samenstellen

  • Stel een draaiboek samen waarin je per kolom opneemt:
    • tijd
    • plaats
    • activiteit/programmaonderdeel
    • verantwoordelijke voor dat onderdeel en/of betrokken leverancier
    • Houd ruimte voor aantekeningen
  • Stel een lijst op met alle mensen die meewerken aan het evenement, vermeld hierbij de telefoonnummers en stuur die naar alle medewerkers
  • Houd tenminste één keer een operationele vergadering waarbij het organisatieteam en alle leveranciers aanwezig zijn

Tijdens het evenement

  • Geef alle betrokkenen een draaiboek
  • Zorg dat één persoon de regie in handen heeft
  • Zorg dat de regisseur bevoegd is om snel beslissingen te nemen
  • Zorg voor één persoon die fungeert als aanspreekpunt voor alle leveranciers
  • Zorg voor gastheren/-vrouwen

Na afloop

  • Stuur bedankbrieven aan sprekers, artiesten, leveranciers, etc.
  • Stuur een herinnering aan de gasten (bijvoorbeeld een foto-impressie van het evenement)
  • Stel een persbericht op en stuur dat naar (lokale) redacties van verschillende media
  • Werk het draaiboek bij voor een volgende keer
  • Maak een financieel eindverslag
  • Maak een verslag van het evenement voor het personeelsblad of de externe nieuwsbrief