Intern of extern?

Maak eerst een keuze of je lay-out en drukwerk intern wilt regelen of via een extern bureau laat verzorgen. Je kan in het drukwerk dat met het evenement te maken heeft de eigen huisstijl terug laten komen óf bijvoorbeeld een apart logo laten ontwerpen. In overleg met een ontwerper bepaal je kleur, stijl, lettertype en papiersoort. Aan de hand van schetsen en werktekeningen ontstaat dan een definitieve versie.

Prijzen aanvragen

Heb je een duidelijk beeld voor ogen welk drukwerk en welke huisstijl je wilt, dan kan je prijzen bij drukkers gaan aanvragen. Dit doe je óf via de ontwerper (die dan ook voor de begeleiding zorgt) óf zelf (via een van de medewerkers). Zorg voor meerdere offertes, maar wees zorgvuldig bij het vergelijken van prijzen; drukkers berekenen hun prijzen op verschillende manieren. Sommige drukkerijen berekenen lagere prijzen wanneer je materialen in een vroeg stadium kan aanleveren waardoor het gemakkelijker kan worden ingepland. Probeer in ieder geval een spoedklus te voorkomen, want hoe meer haast er is met het drukwerk, des te meer geld het vaak kost en des te groter de kans op fouten. Het is zeker aan te raden om al het drukwerk bij één drukker onder te brengen, dat kan flink schelen in de prijs. Hou daarbij wel in je achterhoofd dat niet alle drukkerijen alle soorten drukwerk kunnen uitvoeren. Vraag om duidelijkheid hierover bij de offerte-aanvraag, zodat latere misverstanden voorkomen worden.

Op een rij

Of het drukwerk nu via eigen huisdrukkerij of via een externe drukkerij verzorgd wordt, je zal altijd gegevens moeten verstrekken over de volgende onderwerpen:

  • soort drukwerk;
  • formaat;
  • logo en lettertype;
  • een of meerdere talen;
  • beeldmateriaal;
  • oplage;
  • bijzonderheden.

Tip

Bij drukwerk in kleine oplagen kan je ook overwegen (kleuren)kopieën te laten maken, bijvoorbeeld via een copyshop. Dit kan een stuk goedkoper zijn. Laat je goed voorlichten over de kwaliteit, want hierin zijn nogal wat variaties mogelijk.

Soort drukwerk

Voor het gros van het drukwerk zal papier worden gebruikt. Laat je bij de papierkeuze leiden door de functie van het drukwerk (formaat, eventuele wijze van vouwen), de uitstraling (chic, informeel, zakelijk, persoonlijk) en het soort drukwerk (antwoordkaart, uitnodiging, menukaart). Hou ook in het achterhoofd dat een zwaardere papiersoort hogere portokosten met zich mee zal brengen. Vraag om informatie bij TNT post of een andere aanbieder via wie je gaat verzenden. Overleg omtrent papiersoorten kan plaatsvinden samen met een ontwerper of met een drukker. Met name drukkers kunnen vaak veel voorbeelden van papiersoorten laten zien. Vraag een drukker altijd om een proefmodel en kies op basis daarvan de juiste envelop.

Tip

Het is aan te raden om voor de omslag van bijvoorbeeld een programmaboekje of een menukaart een wat dikkere, ‘vetvrije’ papiersoort te kiezen die bestand is tegen veelvuldig gebruik.

Formaat

Let bij de keuze van formaten vooral op de praktische voor- en nadelen. Zo kan het handig zijn dat programmaboekjes in een handtas of binnenzak passen. Menukaarten winnen aan uitstraling wanneer deze qua vorm en kleur bij de tafel en het servies passen. Tafelschikkingskaartjes zijn vrijwel altijd van een klein formaat, maar wel bedrukt met een duidelijke letter (die ook bij sfeerlicht goed leesbaar is). Wil je drukwerk verzenden in bestaande enveloppen, bijvoorbeeld van je bedrijf of evenement, stem de formaten daar dan op af. Vaak is het goedkoper om standaardformaten aan te houden (A4, A5, enkele kaart, dubbele kaart, uitklapbare kaarten) dan voor afwijkende maten en/of vormen te kiezen. Ditzelfde geldt ook voor onder meer banieren, vlaggen en bewegwijzering.

Logo en lettertype

Wanneer je een speciaal logo laat maken, zet dan eerst op een rijtje voor welke toepassingen dit logo gebruikt gaat worden. Voor een vormgever biedt dit houvast bij het ontwerp. Vragen die hierbij aan de orde komen, hebben betrekking op onder meer het gebruik van kleuren, mogelijkheden voor vergroting/verkleining (posters, visitekaartjes), reproductie (is het bijvoorbeeld te kopiëren?) en materialen waarop gedrukt gaat worden.

Tip

Als je een logo hebt laten ontwerpen, leg het dan onder de kopieermachine en maak een aantal verkleiningen en vergrotingen. Dan ziet je in één oogopslag of het logo de gewenste uitstraling houdt.

Bij de keuze voor een bepaald lettertype kan je je het beste laten adviseren door een ontwerper. De grootte hiervan wordt aangegeven in punten: bijvoorbeeld Helvetica 14-punts of Courier 12-punts. Stem het lettertype ook af op de al bestaande huisstijl. Bij de lettergrootte is het goed om nog even het doel van het drukwerk voor ogen te halen. In een schemerige ruimte is het moeilijk lezen en zal een grotere letter nodig zijn dan in een fel verlichte zaal.

Eén of meerdere talen

Vooral grote evenementen zullen ook mogelijk uitnodigingen voor een evenement naar het buitenland sturen. Denk hier al aan op het moment dat je de offerte aanvraagt en geef aan in hoeveel talen de totale oplage moet worden gesplitst. De drukker moet dan namelijk verschillende ‘tekstwissels’ aanhouden, en dat duurt langer en de kosten zijn hoger.

Checklist

Het komt vaak voor dat je bepaalde zaken over het hoofd ziet tijdens de voorbereiding van een evenement. Hieronder volgen een aantal punten als geheugensteun:

  • antwoordkaarten
  • badges
  • banieren
  • bewegwijzering
  • bordjes ‘gereserveerd’
  • brieven
  • draaiboeken
  • enquêteformulieren
  • enveloppen
  • gimmicks
  • leaflets
  • menukaarten
  • personeelsblad
  • posters
  • programmaboekje
  • relatieblad
  • routekaartjes
  • servetten
  • stickers
  • tafelschikkingskaartjes / tafelnummers of namen
  • textielbedrukking
  • toegangskaarten
  • uitnodigingen
  • vlaggen