Verplaats je even in de huid van je bezoekers. Stel je ben een bezoeker en je gaat naar een chic (bedrijfs)evenement. Je draagt chique kleding en je haar zit perfect in model. Helaas, het giet van de regen. Hier dreig je dus als een verzopen kat naar binnen te komen. Bij aankomst van het evenement zie je echter dat er een keurige jongeman in bedrijfskleding op je staat te wachten. De jongeman zet je auto voor je weg (Valet parking) zodat je snel naar binnen kunt. Een hostess met paraplu met logo begeleidt je naar de ingang. Zulke details van gastvrijheid zal je als gast nog lang onthouden.

Hoe is de ontvangst? Staan er duidelijke borden in welke zaal je moet zijn? Is er een incheckbalie waar je de badge kan afhalen? Is er een programmaboekje of leaflet? Uiteraard wil je de jas kwijt, het liefst in een bewaakte garderobe. Daarna even naar het toilet (met spiegels). Heel attent is het om zowel bij het heren- als damestoilet een paar flesjes parfum en eau de toilette neer te zetten, en eventueel bij de dames enkele haarverzorgingsproducten. Zorg er altijd voor dat de verlichting in het toilet optimaal is; dus een goede, directe verlichting, en geen neonbuizen waardoor niemand er flatteus uitziet. Probeer ook altijd voor een toiletdame te zorgen zodat tijdens het hele evenement de toiletten schoon en fris blijven. Afhankelijk van de grootte van het evenement en de locatie, zult u in sommige gevallen toiletwagens moeten huren. Deze zijn er in diverse maten en kleurstellingen.

Routing

Loop altijd zelf ook even de route die de gasten moeten lopen. Als de gast zich heeft ingeschreven bij de incheckbalie (denk ook aan kantoorartikelen als pennen, papier, niettang, paperclips en dergelijke) en de jas heeft opgehangen, is dan duidelijk aangegeven welke kant de gast op moet? Bij veel evenementen wordt gewerkt met kleurkaarten of -badges. Door luidsprekers schalt dan een slecht verstaanbare stem: ‘De oranje groep kan naar zaal B op de tweede etage’. Weinig professioneel en erg verwarrend. Voorkom dat en zorg ervoor dat vriendelijke hostesses de bezoekers wijzen naar de juiste plek. Iedereen wil zich in een nieuwe omgeving graag laten informeren door een deskundige. Vermeld eventueel ook in het programmaboekje een eventuele opsplitsing van groepen.

Als de gast is aangekomen op de plek van bestemming, willen veel bedrijven zich op diverse manieren profileren. Dat kan heel subtiel door koffiekopjes met bedrijfslogo te gebruiken, of taart te presenteren met logo. Andere aandachtspunten – al dan niet met logo – zijn tafelvlaggetjes en servetten, drukwerk, vlaggen en banieren, decorstukken, prullenbakken, podia en bewegwijzeringborden.

Techniek

Alhoewel in het hoofdstuk ‘presentatie en techniek’ er al uitgebreid op in is gegaan, noemen we nog even noodzakelijke materialen als (audio)visuele hulpmiddelen, licht en geluid. Daarnaast dien je altijd te checken of de stroomvoorziening toereikend is. Anders huur je extra aggregaten in. Controleer ook altijd de watertoevoer. Een ander punt dat je in gedachten moet houden is de klimaatbeheersing. Sommige gebouwen of tijdelijke locaties kunnen binnen korte tijd veranderen in een broeikas. Een gespecialiseerd bedrijf kan de ruimte zowel verwarmen als koelen en kan eveneens advies geven over gebruik van zogenaamde luchtsluizen (om de ergste kou bij binnenkomst te ondervangen). Bij sommige evenementen (als er bijvoorbeeld pers aanwezig is) zal je een aparte ruimte moeten inrichten als kantoor met telefoonlijnen, computers met internetverbinding, printers en eventueel andere voorzieningen zoals een kopieermachine en tv-monitoren.