Een locatie is voor een groot deel bepalend voor het karakter en de sfeer van een evenement. De uitstraling, de ambiance en de bereikbaarheid van de ruimten kunnen het feest, de productpresentatie, activiteit, concert of het congres maken of breken. Maar naast sfeer in de binnenruimten zijn er ook veel externe factoren die bepalen of de gekozen locatie voor jouw evenement ook werkelijk de meest geschikte is. Laat bij het kiezen van een locatie alle factoren een rol spelen. Niet alleen de locatie zelf, maar ook de omgeving, centrale ligging, bereikbaarheid en parkeergelegenheid spelen een grote rol. Het is niet slim om een locatie uit te kiezen waar parkeren niet of nauwelijks mogelijk is voor het aantal bezoekers. Ook al gaat het om een bijzonder gebouw dat perfect aansluit bij het thema van het evenement.
Weet voordat je op zoek gaat naar een locatie precies wat je van de tijdelijke huisvesting van je evenement verwacht. Je moet niet alleen denken aan gevoelswensen, zoals gezellig, intiem en klassiek, maar breng ook tastbare gegevens in kaart; zoals aantal gasten, soort evenement, wel of geen huiscateraar en gewenste kleding. Hieronder volgen een aantal tips en idee├źn bij de zoektocht naar de meest geschikte locatie.

Soorten locaties

Om orde in de hoeveelheid en diversiteit van verschillende locaties aan te brengen, worden er vier soorten locaties onderscheiden:

  • Interne locaties.
  • Externe locaties overdekt.
  • Externe locaties in de openlucht.
  • Beweegbare locaties.

Hieronder enkele voorbeelden:

Interne locaties

Een heel bedrijfsgebouw, bedrijfskantine, restaurant, opslagloods, hal, (parkeer)garage, vergaderzalen, enzovoort. Als je alles in feestelijke stemming aankleedt en op een goede manier verlicht, kunnen dit prima locaties voor een evenement zijn. Je bent echt niet de eerste die de parkeergarage omtovert tot kartbaan.

Externe locaties overdekt

Hier vallen onder; een discotheek, hotel, bioscoop, concertgebouw, kasteel, kerk, museum, theater, schouwburg, restaurant, industrieel erfgoed, sportcomplex en dergelijke kunnen als achtergrond voor een evenement dienen.

Externe locaties in de openlucht

Afhankelijk van het weer, kunnen sommige zomerse evenementen best in de buitenlucht plaatsvinden. Daar komt bij dat iedereen die een evenement in bijvoorbeeld het bos, in het (pret)park, op het strand, aan de boulevard of gracht organiseert een of meerdere tenten kan laten opslaan die bij regen als gezellige schuilplaats kunnen dienen. In de tenten kun je bovendien zaken als garderobe, bar en terrasjes onderbrengen.

Beweegbare locaties

Wellicht komt het niet als eerste in je op om een evenement te organiseren in een bewegende locatie. Toch kunnen cruise- en zeilschepen, treinen en trams, rondvaart- en salonboten, en zelfs vliegtuigen hiervoor een perfect onderkomen zijn. Voordeel van bewegende locaties is dat je gasten het gehele evenement bijwonen. Bovendien geeft een bewegende locatie een bijzonder tintje aan het geheel.