Personeel

Hosts en hostesses zijn tijdens het evenement het verlengstuk van je evenement. Zij zijn het die de gasten namens jou welkom heten, de weg wijzen, presentaties begeleiden. Daarom is het van groot belang dat de hosts en hostesses de cultuur van je evenement uitstralen. Zij zijn het tijdelijke visitekaartje. Ga bij de keuze van hosts en hostesses dan ook niet over één nacht ijs. Let bijvoorbeeld eens op bij andere evenementen waar gebruik wordt gemaakt van hosts en hostesses. Stel jezelf de vraag of je gasten bij deze mensen in goede handen zouden zijn. Let daarbij op de volgende zaken: zien ze er verzorgd uit, zijn ze beleefd en vriendelijk, opereren ze zelfstandig en daadkrachtig? Als hun manier van werken je aanspreekt, kan je uiteraard altijd vragen voor welk bureau deze hosts en hostesses werken. Om werkelijk de meest geschikte en professionele hosts of hostesses voor uw evenement in te zetten, kan je het beste met een bureau rond de tafel gaan zitten en uitleggen over welke kwaliteiten de gastheren en gastvrouwen moeten beschikken. Want voor een internationaal congres is het van belang dat deze ‘gastgevers’ naast Nederlands ook bijvoorbeeld Engels, Frans, Spaans en Duits spreken en verstaan terwijl een beursorganisator veelal verkoopervaring van de hosts en hostesses verlangt.

Vragenlijst ter ondersteuning van een oriënterend gesprek met een bureau.

  • Wat is de taak van de host/hostess tijdens het evenement: registreren en inchecken van gasten, promotie van producten, assisteren bij introductie van een nieuw product, enquêteren van gasten?
  • Wat moet de host/hostess tijdens het evenement uitstralen: sportiviteit, charme, volwassen-/jeugdigheid?
  • Welk soort kleding moet de host/hostess tijdens het evenement dragen: chic, sportief, stropdas/sjaaltje van het evenement?
  • Welk soort gasten staat de host/hostess te woord: (potentiële) klanten, relaties, diplomaten, artiesten?
  • Over welke kwaliteiten moet de host/hostess beschikken: actieve talenkennis, verkooptechnieken?

Tip

Nodig het bureau waarmee je samen zou willen werken uit voor een oriënterend gesprek met de organisatie. Op die manier krijgt het een goede indruk van de cultuur. Bovendien kan zo’n bureau op deze manier gerichter de juiste host/hostess voor het evenement selecteren.

Als je bovenstaande vragen hebt beantwoord, krijgt het bureau dat je wilt inschakelen een beeld van de host/hostess die je zoekt. Maar dat betekent nog niet dat de voor jouw evenement geselecteerde gastheren en -vrouwen direct aan de slag kunnen. Want voorafgaand aan elk evenement moeten zij worden ingelicht over datgene wat hen te wachten staat en wat er van hen verwacht wordt. De informatie die je hen moet verschaffen, heeft onder meer betrekking op:

  • doel en aard van het evenement
  • achtergrondinformatie over uw bedrijf en/of product
  • doel van aanwezigheid host/hostess
  • taak host/hostess
  • aantal te verwachten gasten en de gastenlijst
  • beschrijving van de (verschillende groepen) gasten
  • gewenste behandeling van de (VIP-) gasten
  • plattegrond en routing van de locatie
  • telefoonnummers van politie, ambulance, brandweer

Bij een evenement/bijeenkomst waar veel publiek op af komt is het raadzaam om hoog opgeleide beveiligers in te huren. Dit kan eventuele ongeregeldheden voorkomen. Het is ook verstandig dat er gediplomeerd EHBO-personeel aanwezig is. Op een evenement met veel publiek en alcoholische drank is de kans op een ongeval groot.