Een goede presentatie neerzetten kost tijd. Begin ruim op tijd met de voorbereidingen. Ook al schakel je een extern bureau in om de hele presentatie te verzorgen, je zal zelf altijd met een plan moeten komen en de eindcontrole moeten houden.

Bij het inzetten van (audio)visuele hulpmiddelen is het heel belangrijk om goed te kijken naar de beschikbare ruimte, het aantal aanwezigen bij een presentatie, de vorm van de boodschap en of je deze via één of meerdere presentatievormen wilt overbrengen. Daarbij moet je altijd bedenken wat je als evenement wilt uitstralen.

Vergeet nooit dat de presentatie, de boodschap, het allerbelangrijkste is. Je kan nog zoveel technische hoogstandjes laten zien, de impact van de boodschap staat of valt met de juiste presentator. De techniek staat in dienst van de spreker en niet andersom. Dat wordt helaas nog wel eens vergeten. Iedereen is zo druk met de technische voorbereidingen, dat ze de spreker vergeten te begeleiden. Het kan nuttig zijn een bureau in te schakelen die de spreker ‘coacht’ en de sterke, persoonlijke punten benadrukt.

Voor een goede voorbereiding en een juiste keuze van technische hulpmiddelen, maak je een indeling in drie hoofdgroepen, te weten audiovisuele hulpmiddelen, geluid en licht.

(Audio)visuele hulpmiddelen

Flipover
Een flipover is niets anders dan een groot schrijfblok en het is prima te gebruiken voor kleine gezelschappen. Let er wel op dat de mensen achter in de zaal ook de onderste regels kunnen lezen. Bij regelmatig gebruik van de flipover is het aan te raden de vellen te plastificeren. De flipover kan je op een standaard plaatsen of aan de muur bevestigen. Er is ook een extra grote uitvoering met uitklapbare zijarmen waar je beschreven vellen op kunt hangen, of bijvoorbeeld grote zwart/wit- of kleurenkopieën.

Digitale presentatie
Let op dat het beeld van de beamer op het scherm scherpgesteld is. Meestal heeft de spreker zal een presentatie gemaakt. Probeer deze vooraf te krijgen zodat je kan controleren of deze op de aanwezige laptop of computer af te spelen is. Het kan zijn dat de spreker liever de eigen laptop, tablet of computer meeneemt. Stem dan even af dat de juiste kabelaansluitingen aanwezig zijn. Let overigens vooral in tijdelijk locaties op dat de beamer krachtig genoeg is. Zeker in een lichte zaal moet de beamer genoeg licht geven om zichtbaar te zijn. Kijk ook goed naar de opstelling. Een plafond plaatsing is de meest praktische oplossing, want dan kan de zaal geheel gebruikt worden.

Overheadprojectoren
Ze worden niet veel meer gebruikt, maar als je nog een spreker heeft die er mee wil werken, dan moet je even goed letten op wat randvoorwaarden. De overheadprojector is met name geschikt voor kleine groepen (vergaderingen, bedrijfspresentaties). De overdracht van informatie staat centraal bij deze presentatievorm. Voordelen: er is geen zaalverduistering nodig, het apparaat is gemakkelijk te bedienen, het bevordert actieve deelname van luisteraars en wijzigingen kunnen tot op het laatste moment worden aangebracht. Nadelen: geschreven teksten (met stift) kunnen gaan vlekken, de sheets verschuiven gemakkelijk en langs randen van de sheets is veel licht te zien (rommelig).

TV Screen

Voor vooral passieve presentaties is een groot TV scherm ook een prima oplossing. Daar kan je bijvoorbeeld een live Twitter feed op tonen. De bezoekers kunnen dan over het evenement twitteren en hun berichten op het scherm voorbij zien komen.

Tip

Hou wel in de gaten dat er geen onzin gepubliceerd wordt. Een moderator kan in dat geval wel eens heel belangrijk zijn.

Nieuwe ontwikkelingen

De beschikbare schermen worden steeds groter en steeds betaalbaarder. Hou er ook rekening mee dat tegenwoordig bijna iedereen een smartphone met internet verbinding bij zich heeft. Men kan dus live vanaf het evenement doorgeven wat er allemaal gaande is.

Geluid

Een microfoon en versterkers: dat zijn simpelweg de gebruiksvoorwerpen om het geluid op goede sterkte over te brengen. Het is aan te raden om van tevoren altijd met de sprekers door te nemen hoe de microfoon werkt. Als je zelf niet handig bent met deze apparatuur, vraag dan een technicus om uitleg. Laat ook altijd iemand achter in de zaal plaatsnemen om te controleren of de spreker verstaanbaar is als hij op normale toon spreekt. Behalve microfoons en versterkers, scharen we het mengpaneel en vertaalinstallaties ook onder de noemer geluid.

Er zijn twee soorten microfoons: de zendermicrofoon en de microfoon met kabel. De eerste is vooral geschikt bij een levendige presentatie waarbij de spreker zich vrij kan bewegen over het podium of toneel. De antenne wordt geplaatst, de microfoon opgespeld en de zender bevestigd in een binnenzak of aan de binnenkant van een jasje. Hoezeer de spreker ook beweegt, het geluidsniveau zal altijd hetzelfde zijn omdat de afstand van mond tot microfoon constant gelijk blijft. De microfoon met kabel is er in verschillende uitvoeringen:

  • omhangmicrofoon;
  • kathedermicrofoon;
  • tafelmicrofoon;
  • discussiemicrofoon.

Luidsprekers

Luidsprekers dienen om de spraak te versterken en moeten zodanig geplaatst worden dat ze over het publiek ‘stralen’. Bij een combinatie van spraak en muziek, kunt u een apart stereo luidsprekersysteem gebruiken met een laag-, midden- en hoogweergave.

Mengpaneel

Het mengpaneel is het middelpunt van de totale geluidsinstallatie. Hier komen alle aspecten die met geluidssignalen te maken hebben bij elkaar. Omdat elk geluid anders is, is het noodzakelijk dat een professional de signalen ten opzichte van elkaar in balans brengt qua toon en sterkte. Het is bijna overbodig te vermelden, maar denk in dit verhaal ook aan een goede bekabeling, anders zijn storende en brommende geluiden niet te voorkomen.

Vertaalinstallatie
Via een infraroodzender wordt (draadloos) geluid overgebracht naar een willekeurig aantal gasten. Door middel van hoofdtelefoons kan men het geluid opvangen en is er de mogelijkheid tot simultaanvertaling.

Licht Er zou een aantal pagina’s nodig zijn om alle (technische) mogelijkheden van licht tijdens evenementen te beschrijven. In het algemeen zal je bij actieve belichting altijd een professional in moeten huren die het complete lichtprogramma verzorgt. Maar om een goede briefing te geven, zal je toch enige kennis van dit onderwerp moeten hebben.

Over het algemeen werken de meeste lichtbedrijven met volledig geautomatiseerde systemen. De combinatie van techniek en creativiteit kunnen een verrassend effect geven. Om je wegwijs te maken in ‘de wereld van het licht’, vindt je onderstaand een begrippenlijst met de meest voorkomende termen. Belangrijk is dat je samen met het lichtbedrijf vooraf bepaalt welke onderdelen van het evenement je op welke manier naar voren wilt halen. Zo kan je met de volgspot een spreker de volle aandacht geven, maar je kan er ook voor kiezen hem in natuurlijk licht te plaatsen. Helaas wordt ‘licht’ vaak als sluitpost op de begroting gezien. Een uitgekiend lichtplan kan ervoor zorgen dat er steeds een nieuwe sfeer wordt neergezet. Niet alleen de materialen zijn belangrijk, maar vooral de creativiteit van de belichter. Bespreek deze ‘lichtsferen’ daarom goed.

  • LichtplanHierin staat wat je wilt bereiken met de verlichting. Dit doel wordt vertaald in een schema waarin de diverse soorten lampen en ophangsystemen zijn ingetekend op de juiste plek.
  • LichttechnicusEr zijn twee soorten lichttechnici: personeel dat alles opbouwt en een operator die het lichtpaneel tijdens het evenement bedient.
  • Licht- of mengtafelDe lichttechnicus zal meestal vooraf het lichtprogramma programmeren zodat hij alle lichtstanden tijdens het evenement kan oproepen.
  • Lichtstanden De instelling van afzonderlijke lampen.
  • StatievenAls er geen ophangmogelijkheden zijn, schijnt het licht vanaf een statief. Nadeel is dat deze ruimte in beslag neemt en dat de mogelijkheden van de lampen wat beperkter zijn.
  • Trussen en rigging
    Ophangsystemen voor verlichting.