Na afloop van een evenement kan je een klein aandenken of geschenk meegeven aan de gasten. Het eigen personeel kan je fiscaal gezien géén relatiegeschenk geven. Uitgaven voor relatiegeschenken vallen onder ‘representatie-kosten’. Deze kunnen behoorlijk oplopen. Onthoud dat een geschenk voor 90% aftrekbaar is. Als je het geschenk wilt laten bedrukken met bedrijfsnaam of logo, plan daar dan extra tijd voor in en houd rekening met extra kosten. Denk goed na of je een origineel of functioneel cadeau wilt geven en wat de uitstraling daarvan moet zijn; luxe, sober, modern of tijdloos?

Origineel
De meeste geschenken behoren tot de categorie lederwaren, schrijfwaren, kunststof of textiel. Het is vrijwel onmogelijk een geschenk te vinden dat bij alle gasten in de smaak valt. Je kan proberen om voor verschillende leeftijdscategorieën een ander cadeau te kopen, of een scheiding te maken tussen mannen en vrouwen.

Om een echt origineel cadeau te geven, zou je bijvoorbeeld een kunstenaar een beeldje kunnen laten ontwerpen waarvan je in een gelimiteerde oplage replica’s laat maken. Hetzelfde geldt voor een litho, pentekening of aquarel. Enkele andere ideeën zijn: een puzzel of spel met als thema het bedrijf of het evenement zelf. Ook een fles wijn met een speciaal ontworpen etiket is een leuk aandenken. Dat geldt ook voor bedrukte t-shirts; na afloop van een evenement komen bij bedrijven vaak telefoontjes binnen van mensen die vragen of ze nog een t-shirt kunnen bijbestellen.

Als je goed zoekt, zijn er genoeg voorbeelden te vinden van cadeaus die passen bij je bedrijf en evenement. Bedenk eerst waar je het cadeau gaat zoeken. Er zijn diverse catalogi op de markt met een uitgebreid keuzepakket, en er zijn zelfs speciale beurzen met relatiegeschenken en dan is er nog de groothandel. Vaak wordt de mogelijkheid over het hoofd gezien om zelf te gaan shoppen bij originele decoratiewinkels. Met de verkoper kan je wellicht een goede deal maken omdat je een grote partij afneemt. Neem nooit als enige de beslissing over een geschenk. Je persoonlijke voorkeur kan té bepalend zijn. Koop bijvoorbeeld vier verschillende geschenken, laat deze een poosje staan en vraag collega’s om commentaar. Uiteindelijk maak je daarna de weloverwogen keus.

In plaats van iedereen een cadeau te geven, kan je er ook voor kiezen het totale bedrag te besteden aan een loting of een actie waaraan bijvoorbeeld een prijsvraag is verbonden; de winnaar krijgt bijvoorbeeld een geheel verzorgde reis voor twee personen aangeboden. Prijzen die dergelijke bedragen vertegenwoordigen, zijn echter in het geheel niet aftrekbaar van de fiscale winst.

Functioneel
Functionele cadeaus zijn vrijwel altijd een schot in de roos en je kan er een persoonlijk tintje aan geven. Denk bijvoorbeeld aan een muismat met opdruk van het eigen bedrijfslogo, of een schrijfblok in omslagmap met logo. Ook opbergmogelijkheden voor in huis of kantoor zoals trommels, pennenstandaards of een box voor tijdschriften, behoren tot de mogelijkheden.

Goed doel
Sommige bedrijven kiezen ervoor het hele bedrag aan een goed doel te schenken. Dit kan je kenbaar maken via het programmaboekje of door een mededeling van de presentator. Uiteraard kan ook een cheque overhandigd worden aan een vertegenwoordiger van de instantie waar het bedrag aan wordt geschonken. Dan heeft zo’n actie extra impact en kan je er zelfs free publicity mee halen.

Goede doelen waaraan je geld kunt schenken zijn te verdelen in verschillende categorieën: gezondheidszorg, humanitaire doelen, milieu, kinderen, wetenschappelijke doelen of overige doelen. Uiteraard kan je er ook voor kiezen in de plaats of regio van je bedrijf een project te steunen.

Tot slot: zorg er altijd voor dat er voldoende ruimte en tijd is ingepland om de gasten een geschenk mee te geven, anders heeft het geen effect. Vergeet de gasten die eerder naar huis gaan niet! Je kan er ook voor kiezen om het geschenk niet na afloop van het evenement mee te geven, maar het cadeau een paar dagen na het evenement op te sturen met een bedankbriefje (extra attentiewaarde). Hou er rekening mee dat de verzendkosten behoorlijk kunnen oplopen.

Tip
Denk aan een tas of een doos, zodat het geschenk makkelijk te transporteren is voor de gasten. Hou er ook rekening mee dat gasten die met openbaar vervoer of met de fiets zijn wellicht het geschenk liever toegestuurd krijgen.

Checklist soort geschenk

  • Tijdelijk of duurzaam geschenk
  • Decoratief of functioneel geschenk
  • Geschenk heeft wel of geen raakvlakken met het bedrijf
  • Eén geschenk of verschillende geschenken (voor verschillende doelgroepen)
  • Groot of klein geschenk
  • Licht of zwaar geschenk
  • Bestaand of nog te ontwerpen geschenk