Tijd besteden aan de uitnodigingslijst

Het samenstellen van een lijst met genodigden neemt veel tijd in beslag. Vooral omdat het een zorgvuldige klus is. Iemand vergeten wordt niet in dank afgenomen. Vraag bij het samenstellen van de uitnodigingslijst dan ook hulp aan anderen. Vergeet bij een intern bedrijfsevenement naast de personeelsleden niet de gepensioneerden, commissarissen, parttimers en oud-medewerkers uit te nodigen. Bij een extern evenement kan je naast de (zakelijke) relaties ook afgevaardigden van gemeentelijke, provinciale en landelijke overheden of zelfs leden van het Koninklijk Huis uitnodigen. Wellicht is het passend om ook toeleveranciers, omwonenden en klanten van het bedrijf of uw organisatie voor (een onderdeel van) het evenement uit te nodigen. Bedenk ook of er pers tijdens het evenement gewenst is. Lokale en nationale publiciteit zorgt voor een grotere naamsbekendheid. Een evenement is veelal een positieve aanleiding om journalisten en persfotografen uit te nodigen. Als de lijst met genodigden is samengesteld, dan is het verstandig om deze lijst nogmaals te controleren of er echt niemand is vergeten.

Als de lijst van genodigden compleet is, dan kunnen de adresgegevens van alle genodigden worden verzameld. Controleer altijd of de namen goed geschreven zijn, of de titels kloppen en of het geslacht klopt. Dit soort kleine foutjes kunnen voor mensen al een reden zijn om niet te komen. Eén belletje naar een secretaresse ter controle van naam-adres-woonplaats-gegevens van uw genodigden kan echt geen kwaad. Wie de pers wil uitnodigen doet er goed aan de uitnodiging voor het evenement niet naar slechts één journalist te sturen maar naar een redactie.

Profiel maken van genodigden

Uitnodigen is een spel van verleiden; je moet de genodigden overtuigen van de onmisbaarheid van hun aanwezigheid. De overtuigingskracht zit ‘m in de juiste emotionele en rationele argumenten. Je kan de argumenten echter pas verwoorden en vertalen naar vorm, kleur, stijl en dergelijke als je de genodigden kent. Maak daarom een profiel van de groep die je voor je evenement wilt uitnodigen. Een groep vrijwilligers moet je immers anders benaderen dan een groep directeuren van multinationals. U moet elke groep uiteraard met weer andere argumenten verleiden. Je kunt een goed profiel maken van de genodigden als je antwoord kunt geven op de volgende vragen:

Verplaats je in je gasten

Als je denkt dat je gasten overstelpt worden met uitnodigingen, dan moet je ervoor zorgen dat de envelop waarin de uitnodiging zit er direct uitspringt. Naast inhoud van de uitnodiging spelen vooral ook vorm en kleurgebruik een belangrijke rol om de aandacht van de druk bezette doelgroep te trekken. Hoe druk bezet is de gast? Sommige doelgroepen plannen hun agenda ver vooruit. Geldt dit ook voor jouw genodigden, stuur dan voorafgaand aan de uitnodiging een vooraankondiging. De genodigden kunnen het tijdstip waarop het evenement plaatsvindt vrijhouden. Waarom zou je gast zijn of haar tijd aan dit evenement besteden? De een komt alleen als een autoriteit op zijn vakgebied een lezing houdt. De ander is gevoelig voor de komst van een bekende artiest, terwijl een derde het evenement alleen bezoekt als hij of zij zeker weet dat er nieuwe contacten opgedaan kunnen worden. Verplaats je in de gast en bedenk wat de redenen kunnen zijn om tijd vrij te maken voor het evenement. Welke stijl past bij de gasten? De vormgeving van de uitnodiging moet de gast aanspreken. Voor boetiekhouders bijvoorbeeld zal deze uitbundiger moeten zijn dan voor een groep burgemeesters. Ook de stijl van de tekst moet bij de doelgroep passen. Een burgemeester moet formeel worden aangesproken, terwijl een kapper informeel en vlot taalgebruik op prijs stelt.

Zorg voor een strak uitnodigingsbeleid

De grootste nachtmerrie van een evenementenorganisator is dat ondanks de vele toezeggingen de gasten toch niet komen opdagen. Een strak uitnodigingsbeleid kan veel van deze teleurstelling wegnemen. Let daarom op de volgende zaken:

  • Zorg voor een korte uitnodigingstekst. Vermeld informatie als datum, tijd, plaats, evenement, dress-code, locatie en wel of niet responderen.
  • Zorg ervoor dat de uitnodiging tijdig wordt verstuurd, zodat de genodigde de datum van het evenement vrij kan houden. Het moment van versturen van de uitnodiging is ongeveer zes weken voor het evenement. De aandacht voor het evenement neemt toe als je na twee weken een herinnering stuurt die bij de stijl van de uitnodiging past.
  • Stuur een antwoordkaart/-fax mee zodat de genodigde direct en op een gemakkelijke manier zijn aan- of afwezigheid aan je kenbaar kan maken.
  • Maak van het evenement een spektakel door de media erbij te betrekken. Je kan dat doen door het plaatsen van een advertentie. Je kan ook proberen een (regionale) dagbladjournalist te overtuigen van de nieuwswaarde van het evenement. Dat kan bijvoorbeeld door het sturen van een persbericht, liefst met foto. De genodigden zijn bij het lezen van de advertentie of het artikel nog meer gevleid dat zij te gast mogen zijn.
  • Stuur een bevestigingsbrief nadat je de antwoordkaart of e-mail hebt ontvangen. Hoe vaker de genodigde herinnerd wordt aan het evenement, hoe meer hij erbij betrokken wordt, hoe groter de kans is dat hij aanwezig zal zijn.
  • Maak het responderen voor de genodigde zo gemakkelijk mogelijk. Print gegevens van de genodigde voor en beperk het invulwerk tot een minimum.
  • Zorg er ook voor dat de antwoordkaart weer enthousiasme opwekt bij degene die hem invult. Herhaal de boodschap in bijvoorbeeld de bevestigende e-mail. De ervaring leert dat de antwoordkaart of bevestigende e-mail vaak beter gelezen wordt dan de uitnodiging zelf.
  • Bel genodigden die nog niet gereageerd hebben twee weken van te voren op.
  • Vraag de medewerkers de genodigden ook persoonlijk uit te nodigen. Door op informele wijze te informeren naar de komst van de genodigden, weten zij dat je rekent op hun komst. Geef de genodigden het gevoel dat jij en je collega’s uitzien naar hun komst.

Uitnodigen per e-mail

Steeds vaker worden uitnodigingen alleen per e-mail verstuurd. Dit heeft voor- en nadelen. De bekende voordelen zijn onder andere; dat het weinig tijd kost, het is goedkoop en een mail komt direct bij de juiste persoon aan. Een nadeel is dat het weinig onderscheidend is. Vooral bij evenementen waarbij de partners worden verwacht, blijft een schriftelijke uitnodiging op de deurmat nog steeds het hoogste opkomstpercentage te garanderen. Bij uitnodigen per e-mail is het tevens belangrijk dat de genodigden regelmatig hun mail bekijken en doorgaans niet overstelpt worden met diverse mails. Omdat dit laatste nog steeds vaak een probleem geeft, is het verstandig om e-mail in te zetten als ondersteuning van het uitnodigingstraject, bijvoorbeeld voor de vooraankondiging en ter herinnering voor diverse acties. Bijvoorbeeld om de naderende sluitingstermijn aan te geven. Doorgaans wordt ook vaak een speciale website ontwikkeld voor een evenement. Op deze site is dan informatie te vinden over het evenement en kan eventueel aangemeld worden.