Aanvragen vergunningen en meldingsplicht

Inleiding
Online advies
Evenementenspreekuur
Melding of aanvraag doen
Indieningstermijn
Evenementenkalender
Concurrerende en schaarste evenementen
Drank- en horecaontheffing
Risicoanalyse en kosten evenementenvergunning
Bijlagen bij uw aanvraag
Vragen / Contact

extra: de resultaten van het afstudeeronderzoek het verstrekken van langlopende vergunningen aan organisatoren

Inleiding

Voor het organiseren van een evenement is in principe een vergunning nodig. Voor veel evenementen is een kennisgeving echter genoeg. Voorbeelden van evenementen zijn een vlooienmarkt, festival, optocht, buurtfeest, sponsorloop of een ballonnenwedstrijd.

De gemeente toetst de aanvraag op regelgeving, zowel landelijk, provinciaal als de plaatselijke verordeningen (APV). Zij toetst of het evenement niet strijdig is met bestemmingsplannen en indien mogelijk en noodzakelijk zal zij hiervoor regelgeving aanpassen (veeg- en reparatieplan).

Zij zal ook de risico’s moeten afwegen op gebied van veiligheid (tent, brandveiligheid, wegafzetting, omleidingen). Indien bij een evenement drank- en/of voeding wordt verkocht of verstrekt vindt ook toetsing plaats aan de Horeca-voorschriften.

Meer informatie wanneer een vergunning nodig is of dat een kennisgeving genoeg is, is te vinden op: https://www.gemeentebest.nl/inwoners-en-ondernemers/evenement

Afspraak maken

Heb je vragen over het aanvragen van een evenementenvergunning of een vergunningvrij evenement dan helpen de medewerkers van de vakgroep Vergunningen je graag. Zij nemen graag samen met je door welke andere vergunningen of ontheffingen er nog nodig zijn en aan welke eisen het evenement moet voldoen.
Je kan hiervoor een afspraak maken via telefoonnummer 14 0499 en vragen naar de medewerker APV van de vakgroep Vergunningen. Of je stuurt een e-mail naar vergunningen@gembest.nl.  Graag in de e-mail je naam, telefoonnummer, aard/locatie en datum evenement vermelden. Een van de medewerkers neemt dan contact met je op.

Evenementenvergunning aanvragen of of kennisgeving doen

Je kan via het digitale formulier de vergunning aanvragen. De bijlagen kunnen ook digitaal verstuurd worden. Als je er 100% zeker van bent welke vergunningen, ontheffingen of melding nodig zijn, dan kan je direct het online formulier invullen.
Link online formulier aanvragen vergunningen / meldingen evenementen: https://www.gemeentebest.nl/formulieren/evenementenvergunning-aanvragen

De kennisgeving voor een vergunningvrij evenement kan per email worden gestuurd naar vergunningen@gembest.nl . In de mail beschrijf je het evenement en de locatie en vermeld  je de naam en telefoonnummer van degene die tijdens het evenement en aanwezig is. Deze persoon moet meerderjarig zijn.

Digid of e-herkenning nodig bij aanvraag
Je kan je aanvraag voor het evenement alleen digitaal indienen. Je hebt hiervoor een DigiD of E-herkenning nodig.
Privé persoon: inloggen met DigiD Meer info op http://www.digid.nl
Bedrijven / organisaties:  E-herkenningsmiddel met betrouwbaarheidsniveau 2
Aan E-herkenning zijn kosten verbonden. Kijk hier voor uitleg en aanvragen E-herkenning: https://www.eherkenning.nl/inloggen-met-eherkenning/middel-aanvragen/

Als aanvrager ben je verantwoordelijk voor het evenement, het voldoen van de eventuele leges en voor eventuele schade veroorzaakt door het evenement. Probeer vooraf de risico’s in te schatten en sluit eventueel een verzekering voor je evenement af.

Indieningstermijnen vergunningen en kennisgevingen

De gemeente Best vraagt je om zo vroeg mogelijk een vergunning aan te vragen.
• De kennisgeving voor een vergunningvrij evenementen moet je minimaal 2 weken van tevoren versturen.
• Voor een evenementenvergunning geldt een beslistermijn van 8 weken of 6 maanden. Deze termijn hangt samen met de risico’s die aan het evenement zijn verbonden. Het risico kan je berekenen via een risicoanalyse.
Let op! Als je kennisgeving of aanvraag niet op tijd ontvangen is door de gemeente, loop je het risico dat de kennisgeving of aanvraag niet meer in behandeling genomen kan worden en het evenement niet kan plaatsvinden.

Evenementenkalender gemeente Best

Meld voor 1 oktober van elk jaar je evenement voor het daaropvolgende jaar. Dit doe je door een mail te sturen naar vergunningen@gembest.nl. Vermeld de naam van het evenement, de omschrijving, de exacte locatie en de datum of data. Het melden van het evenement is van groot belang indien er meerdere gegadigden zijn voor een evenement op dezelfde locatie op hetzelfde moment. Het tijdig melden van het evenement is ook van belang indien het bestemmingsplan slechts een maximaal aantal evenementen toestaat.

let op!: Een melding voor de evenementenkalender is geen kennisgeving of aanvraag voor een evenementenvergunning. Deze moet afzonderlijk gedaan worden met inachtneming van de geldende termijnen. Het is ook geen aanmelding voor de evenementenkalender van Best Bijzonder! deze moet ook separaat gedaan worden.

Concurrerende en schaarste evenementen

Concurrerende evenementen: evenementen die plaatsvinden op dezelfde dag, dezelfde tijd en exact dezelfde locatie op openbaar toegankelijke gemeentegrond
Schaarste evenementen: voor sommige gebieden gelden beperkingen voor het aantal evenementen per jaar/periode.
Zie uitleg gemeente Best: https://www.gemeentebest.nl/evenement-organiseren

Drank- en horecaontheffing

Wil je zwak alcoholhoudende dranken (15% alcoholpercentage of minder) schenken voor een bijzondere gelegenheid (bijvoorbeeld een evenement of feest)? Dan heb je een ontheffing op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet nodig. De ontheffing kan maximaal voor 12 dagen worden aangevraagd.
Zie website gemeente Best: https://www.gemeentebest.nl/drank-en-horecaontheffing

Risicoanalyse en kosten evenementenvergunning

Voor de afhandeling van een evenementenvergunning betaal je kosten. De kosten en de indieningstermijn hangen samen met de risico’s die aan het evenement zijn verbonden. Om de kosten en de aanvraagtermijn te bepalen, moet je een risicoscan  van het evenement doen.
Zie website Gemeente Best: https://www.gemeentebest.nl/evenement-organiseren

Bijlage(n) bij de aanvraag

Je moet bij de aanvraag van een evenementenvergunning een aantal bijlagen toevoegen. Bekijk in het overzicht bijlagen welke dit kunnen / moeten zijn. Zorg ervoor dat de bijlagen digitaal beschikbaar zijn voordat je begint met het invullen van het online formulier.
Zie website gemeente Best: https://www.gemeentebest.nl/evenement-organiseren

Bijlagen die nodig zijn:

  • Draaiboek
  • Situatietekening (op juiste schaal)
  • Tenten
  • Verkeersmaatregelen
  • Routekaart
  • Alcohol
  • Beveiligingsplan

In bijlage 2 van het Evenementenbeleid gemeente Best 2019 lees je welke bijlagen/stukken bij de aanvraag gevoegd moeten worden. Zonder de juiste bijlagen wordt een aanvraag niet in behandeling genomen. Wel krijg je altijd de gelegenheid om de stukken aan te vullen. Ook kan het zijn dat de gemeente meer informatie vraagt om de aanvraag te kunnen beoordelen.

Vragen

Heb je vragen over het online aanvragen van evenementen, stuur dan een e-mail naar vergunningen@gembest.nl of bel naar telefoonnummer 14 0499 afdeling vergunningen evenementen.

Toetsing door de gemeente bestaat uit de volgende onderdelen:

Regelgeving
APV
Bestemmingsplan (+veegplan en reparatiewetgeving)
Verkeer en afzettingen
Begeleiding
Horeca