Vervoer op eigen gelegenheid

Vaak zullen de gasten op eigen gelegenheid het evenement bezoeken. Dat bespaart een hoop moeite zou je denken. Denk hier niet te makkelijk over. Een aantal zaken, zoals een routebeschrijving, het verzorgen van parkeergelegenheid en dergelijke dien je wel vooraf te regelen. Niet alleen om het de gast gemakkelijk te maken. Je maakt het ook jezelf gemakkelijker als je ervoor zorgt dat de gasten zo soepel mogelijk en zonder obstakels naar de plaats van bestemming kunnen komen. Dit verkleind de kans op vertragingen van het programma.

Routebeschrijving

Vraag of de locatieverhuurder beschikt over een routebeschrijving. Test deze vooraf en kijk of er rekening is gehouden met routes voor mensen die vanuit verschillende richtingen komen. Is er geen routebeschrijving beschikbaar, maak deze dan zelf. Hoe gedetailleerder, hoe prettiger. Vergeet ook niet de routebeschrijving te testen! Denk bij het opstellen van een routebeschrijving ook aan andere vervoermiddelen. Gemiddeld komt 5% van de gasten met het openbaar vervoer en dit percentage neemt steeds meer toe. Bekijk dus ook de mogelijkheden van openbaar vervoer. Stuur uw gasten naast de routebeschrijving tevens een reisschema op basis van het openbaar vervoer. Op deze manier biedt je hen twee mogelijkheden en laat je zien dat je beide vervoermiddelen respecteert.

Parkeergelegenheid

Controleer of er voldoende parkeermogelijkheden zijn bij de locatie. Als je plaatsen reserveert in een dichtbij gelegen parkeergarage, vergeet dan niet om de gasten bij het weggaan een uitrijkaart te geven. Is er geen (bewaakte) parkeergarage in de buurt, maar wel een parkeerterrein, overweeg dan om het terrein tijdens het evenement te laten bewaken. Is het bijna onmogelijk om dichtbij de locatie parkeergelegenheid te verzorgen, overweeg dan om verderop een parkeergelegenheid te creƫren. Sluit bovendien niet uit dat mensen op de fiets of met de brommer uw evenement bezoeken. Deze gasten zullen het zeer op prijs stellen als je voor hen een overdekte (bewaakte) stalling hebt geregeld.

Tip

Bespreek vooraf parkeerplaatsen voor de gasten die met de auto komen. Bespreek zelfs meer parkeerruimte. Er zullen altijd mensen toch met de auto komen, dit in i.v.m. de weersomstandigheden.

Gezamenlijk vervoer

Dit is op veel verschillende manieren mogelijk;

  • Touringcar

Dit is een ideaal vervoersmiddel voor reizen over een afstand tot ongeveer 350 kilometer. Denk niet dat alleen grote bussen inzetbaar zijn. Busmaatschappijen bieden touringcars van luxe achtpersoonsbusjes tot dubbeldekkers voor ongeveer 70 personen aan. Het is verstandig om grootschalig vervoer geheel bij de daarin gespecialiseerde organisatie onder te brengen. Zij zijn niet alleen het beste op de hoogte van de prijzenmarkt, maar waken ook over een optimale uitvoering van de vervoersplanning. Vraag verder meerdere busmaatschappijen om offertes. De prijzen kunnen namelijk verschillen. Wees tot slot, op tijd met het reserveren van een touringcar.

  • Taxi

De taxi kan ook een belangrijke rol spelen als vervoer naar een locatie. Vaak hebben taxibedrijven ook vervoer voor meerdere personen.

  • Trein

Een trein huren is ook mogelijk en deze laten rijden door de vooraf bepaalde route. Het heeft als voordeel dat de gasten zich door de trein kunnen bewegen en er zijn meerdere opstapplaatsen mogelijk. Bij sommige treinen kan er een catering aan boord geregeld worden.

  • Boot

In steden waar parkeren bijna niet mogelijk is, bestaat er de mogelijkheid om met rondvaartboten maar ook watertaxi’s in te zetten als vervoersmiddel. Uiteraard kan je ook denken aan het inzetten van partyboten waarbij verschillende faciliteiten aan boord aanwezig zijn. Ook bij het inschakelen van varend vervoer is het zaak -zeker tijdens het toeristenseizoen- tijdig te reserveren en meerdere offertes aan te vragen.

  • Vliegtuig

Je kan een luchtvaartmaatschappij inschakelen voor vervoer naar de locatie door bijvoorbeeld een zogenaamde charterovereenkomst met de maatschappij te sluiten. Zo’n overeenkomst sluit je in de meeste gevallen met de luchtvaartmaatschappij in het land waar het evenement wordt gehouden. Vraag ook naar de mogelijkheden om op het vliegveld van aankomst tijdelijk een eigen receptiebalie in te richten. Van hieruit kan je het vervolgvervoer laten plaatsvinden.

  • Overig

Er bestaan uiteraard nog veel meer manieren om de gasten van en naar de evenementenlocatie te vervoeren. Hierbij valt te denken aan limousines, luchtballonnen, koetsen, huifkarren, tandems, steps et cetera. Voor welk vervoermiddel je ook kiest, let erop dat het aansluit bij de doelstelling en de sfeer van je evenement.

Tip

Het is handig om bij het responderen te vragen welk vervoermiddel de gasten gebruiken om naar het evenement te komen. Op die manier is het aantal benodigde parkeerplaatsen beter in te schatten. Ga na of genoeg mensen gebruikmaken van het openbaar vervoer en overweeg vervolgens om een bus in te zetten die de gasten van het station naar de locatie rijdt. Vooral bij internationale evenementen is dit van belang omdat internationale gasten vaak gebruikmaken van het vliegtuig. Je kan voor hen vervolgens een taxiservice regelen. Door vooraf te vragen naar de wijze van transport van de gasten kan je hier tijdig op inspelen.